Planilhas Financeiras – Ferramentas Para Pequena Empresa

planilhas financeiras pequena empresaIndependente do porte de uma empresa é necessário o uso de diversas ferramentas de administração e controle, principalmente ferramentas financeiras, pois a saúde financeira das empresas depende de seus instrumentos de controle e de gestão.

As pequenas e médias empresas são conhecidas pela deficiência em se organizar e se estruturarem de maneira eficiente, mas o que se nota no mercado é que o grau de profissionalização das pequenas e micro empresas é crescente. Com isso, essas empresas já começam a utilizar ferramentas de planejamento e gestão que possibilitam a essas empresas maior competitividade no mercado.

Ampliando assim, a capacidade dessas empresas em se organizar, se tornarem produtivas e assim aproveitarem oportunidades.

Planilhas financeiras e sua importância

Empresas industriais, comerciais ou de serviços têm diversas preocupações financeiras: controle de custos, preços oferecidos, lucro, novos investimentos, alocação de recursos; dentre outros.

Por isso, decidir é sempre um desafio para as empresas e como decidir de forma acertada e objetivo? A resposta é o respaldo de decisões baseadas em informações e dados.

Por isso, as planilhas financeiras oferecem informações em um formato que podem ser úteis para a tomada de decisões. Vejamos alguns objetivos para a utilização das planilhas financeiras:

Tomada de decisões

A tomada de decisões é um dos maiores fatores de sucesso ou insucesso das empresas, por isso, para tomar decisões a empresa precisa ser criteriosa, organizada e baseada em informações. Uma vez que no ambiente competitivo das organizações, tomar decisões significa um processo dinâmico e objetivo.

Por isso, tomar decisões não pode representar um processo lento e cheio de burocracias e sem informações organizadas em dados compatíveis com a natureza da decisão. O que acontece nas pequenas e micro empresas é que elas possuem até uma capacidade de adaptação e resposta rápida ao mercado, comparadas ás grandes empresas. Principalmente se estas empresas possuem planilhas financeiras com dados confiáveis para análise.

Entre as decisões financeiras mais importantes para as empresas estão: redução de estoques, um aumento de vendas, mudanças nas políticas de cobranças, prazo para compras e vendas, lucro e outros exemplos de decisões que impactam na situação financeira da empresa.

Planejamento Financeiro

O desenvolvimento financeiro e econômico sustentável de uma empresa deve considerar riscos e considerar variáveis como: custos, taxas de juros, preços, depreciações, inflação e outros.

Com isso, as empresas têm a necessidade de lidar com vários indicativos financeiros e por isso, as empresas podem se valer de planilhas financeiras para controle, análise e planejamento financeiro.

Controle eficiente

Um controle financeiro eficiente é essencial para a gestão financeira que visa o planejamento do capital de giro e outras variáveis financeiras importantes para as empresas.

Mas para ter á disposição um controle financeiro eficiente é necessário contar com dados e informações confiáveis e em tempo hábil, para isso organizar os dados em planilhas é fundamental.

A empresa precisa organizar e controlar recebimentos de clientes, pagamentos de fornecedores e para isso é necessário planilhas que forneça o levantamento de informações como:

  • Valor total a receber dos clientes,
  • Valor total dos clientes nos próximos meses,
  • Qual o valor total de contas a receber em atrasos?

Todos esses dados podem dar para as empresas uma ideia do quanto a empresa precisa vender para manutenção de seu lucro, do capital de giro necessário e quais as necessidades do aumento de vendas.

Tipos de Controles financeiros

Para organizar um controle financeiro a empresa dispõe de diversos instrumentos de controle que são básicos para o planejamento, controle e organização financeira das empresas. Os controles financeiros que as empresas de pequeno porte utilizam são simples e podem ser agregados ao cotidiano das empresas para organização e posterior análise.

Os controles financeiros básicos possuem utilidade e importância não só para registro e controle como também para tributação e diminuição de erros e desvios.

Os controles financeiros abrangem: Controle Diário de Caixa, controle bancário, controle diário de vendas, controle de contas a pagar e controle de contas a receber e outros.

Principais Planilhas Financeiras

É recomendável que os empreendedores elaborem planilhas para que desenvolvam o hábito do controle e organização. O importante não é a quantidade de planilhas produzidas, mas a sua utilização, ou seja, as planilhas devem ser úteis para a diminuição dos riscos financeiros e até a verificação de problemas financeiros ou ainda para projeção futura de forma estratégica.

Entre as principais planilhas utilizadas pelo controle financeiro nas empresas estão:

Planilha de vendas

Anotar a quantidade de produtos vendidos, o valor total de vendas no mês, ticket médio de vendas por dia ou semana são dados que dão para os empresários uma ideia de como as vendas estão se comportando de acordo com variáveis internas e externas.

Especialistas recomendam planilhas de vendas que podem ser elaboradas no Excel e que tenham colunas para valor da venda, quantidade e vendedor que realizou as vendas.

Controle ou fluxo de caixa

Um fluxo de caixa negativo é uma das razões que podem levar uma empresa à falência. Por isso, as empresas devem elaborar também uma planilha para o controle do caixa. A planilha de controle de caixa registra entradas e saídas de dinheiro.

O ideal é que esta planilha conte com uma coluna para custos fixos, custos variáveis, despesas administrativas e outros.

E ainda impostos, comissões, investimento inicial, total e o pró-labore dos sócios, entre outros registros.

Existem fluxos de caixas tão completos que trazem também os desvios de estoques e financeiros; esses registros contabilizam cheques sem fundos, diferenças em inventários e outros.

Controle de pagamentos e recebimentos

Saber o quanto e quando comprar depende dos recebimentos da empresa.

Por isso, registrar pagamentos e recebimentos é imprescindível para analise da situação do negocio no mês e nos próximos meses.

Pela planilha a empresa tem uma ideia do fluxo de recebimentos de dinheiro e pagamento das contas.

Essa planilha permite visualizar os gastos fixos e variáveis, analisando onde estão os principais gastos ou quais são os recebimentos mais frequentes.

Controle de estoques e compras

Essa planilha é essencial para empresas que dependem do estoque físico para a maioria de suas operações.

O controle de estoques envolve um impacto significativo para as finanças dessas empresas e, portanto, o controle deve ser constante.

Na planilha de estoques devem ser registrados os status de entrega, pedidos cancelados, quantidade de pedidos, quantidade vendida e outros.

Resultados do Exercício

A planilha de demonstrativo de resultados tem a função de oferecer aos administradores informações sobre receitas, despesas, custos fixos, custos variáveis, valor dos impostos e outras informações.

A planilha de resultado do exercício pode trazer informações mensais para vendas brutas, impostos, vendas líquidas, impostos, custos das mercadorias vendidas, despesas, resultado do lucro bruto, despesas financeiras, resultado do lucro líquido e outras informações.

Formas de controle das planilhas

A maioria das empresas elaboram suas planilhas com o auxílio do programa Excel.

O Excel é prático e rápido mesmo para quem não possui um domínio avançado de informática.

Além de o custo ser irrisório, uma vez que o programa já faz parte do pacote Office.

Já existem empresas que preferem investir em um software de planilhas financeiras.

Os Softwares de planilhas financeiras têm a vantagem de abranger diversas funcionalidades contábeis e financeiras por um custo não muito alto.

Entre as planilhas eletrônicas estão os programas:

  • Caixa 6.0- para elaboração do Livro Caixa.
  • Controle de Caixa 6.0
  • Custos e formação de preços 6.0

Na internet o empresário pode pesquisar diversas planilhas eletrônicas o importante é que a empresa utilize planilhas capazes de atender suas necessidades de registro e controle e ainda as demandas do Fisco.

Outro fato importante é que o controle de forma manual está escasso, pois existe neste tipo de controle um risco maior de fraudes, de perdas de documentos, além da falta de praticidade e da formalidade dos controles como documentos.

Então mesmo que as planilhas sejam simples devem estar no formato eletrônico, pelo menos para conferencia e documentação.

Controle Financeiro e PDCA

Para obter bons resultados financeiros as empresas de todos os portes devem utilizar bons instrumentos de controle e para planejamento, como também o estabelecimento de metas.

O estabelecimento de metas é essencial para que as empresas trabalhem com padrões para que se alcancem objetivos.

Como as empresas não vivem e não se estabelecem no mercado sem metas ou objetivos, é necessário trabalhar com metas, indicadores e resultados; metas como: aumento de vendas, redução de custos, realização de investimentos e outras metas.

Trabalhar com resultados demanda Ferramentas de Gestão para acompanhamento, análise, controle e ação.

O PDCA- planejar, executar, verificar e ação.

O PDCA aplicado para as finanças é composto das fases:

  • Planejar – a fase de planejamento consiste no estabelecimento de metas e objetivos e como serão atingidas essas metas, a empresa deverá mudar algum processo? Quais as metas de resultado para que sejam atingidos os objetivos?

Mas para planejar é necessário que os empreendedores tenham o conhecimento sobre vários aspectos do negócio: o mercado, potencial de vendas, vendas anteriores, controle de custos, controle de estoques, sazonalidade, capacitação dos vendedores e outros.

  • Execução- estabelecidas metas de vendas, de custos, de “fatia” de mercado a outra etapa é a execução.

Mas para por em prática tudo o que está no papel é necessário que a empresa considere a análise SWOT que é outra ferramenta de gestão, a análise consiste em verificar quais os pontos fracos, fortes, as ameaças e as oportunidades da empresa.

Sobre pontos fracos as empresas devem analisar obstáculos que estão impedindo o alcance de metas, obstáculos como: processos complexos, custos administrativos, excesso de estoque, de burocracia, falta de qualificação de mão de obra e outros.

  • Verificação – a etapa de verificação é importante, pois o não atendimento das fases de monitoramento e acompanhamento tem como consequência o não alcance dos resultados.

Por isso, a fase de verificação é necessária para checagem do que foi planejado. A verificação pode ser realizada de forma periódica: quinzenal ou mensal. O importante é que haja verificação de informações, dados e indicadores.

A importância da verificação reside na análise do quanto a empresa está distante ou próxima de atingir seus resultados.

Na verificação podem ser observados indicadores como: faturamento diário, metas da equipe de vendas, equilíbrio entre vendas e compras de estoques e outros.

É importante monitorar para identificar onde a empresa vai agir para obter resultados e assim partir para a fase de ações efetivas.

  • Ação- na fase de ação o importante é corrigir e melhorar o que já foi executado.

Por isso, é necessário avaliar se as equipes atingiram metas e se não atingiram, quais foram os obstáculos encontrados que impediram o alcance dos resultados.

Onde a empresa conseguiu atingir metas: nas vendas, no atendimento, no ticket médio, etc.

O importante é documentar como as metas foram alcançadas e assim praticar um POP- Procedimento Operacional Padrão.

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