Precisa organizar o setor financeiro da sua empresa? Aprenda como fazer isso através da planilha financeira.
As finanças da sua empresa estão descontroladas e gerando transtornos? Este é um acontecimento muito comum entre as empresas que não usam métodos para controlar o seu dinheiro, as consequências desta atitude são bastante graves como, por exemplo, acúmulo de dívidas ou até mesmo levar à falência. Você definitivamente não quer passar por esta situação, não é mesmo?
Existem diversos métodos que podem ser utilizados para fugir da bola de neve de contas, manter as suas despesas em dia e investir para que a sua empresa cresça cada vez mais. Entre eles podemos citar o uso da planilha financeira, que é responsável por detalhar todas as transações monetárias realizadas em um determinado período de tempo.
Talvez você esteja falando para si mesmo, será que uma planilha financeira pode fazer tanta diferença assim em um negócio? Eu não vou afirmar que ela será a salvação do seu negócio, embora até possa ser, mas o que posso lhe garantir é que com certeza mal não faz, e que irá auxiliar sim no desempenho da sua empresa.
A planilha financeira pode ser construída facilmente, basta levantar todos os dados relacionados ao dinheiro da empresa, desde os gastos até os recebimentos que entram no seu caixa. Para te ajudar buscamos algumas informações importantes sobre o que é e como fazer a planilha financeira, acompanhe.
O Que é a Planilha Financeira?
A planilha financeira é um relatório em que estão especificados todos os custos, receitas e investimentos da empresa, tendo uma data de início e de final. Este documento desempenha a função de ajudar na administração das finanças da empresa, fazendo com que se tenha mais controle sobre todo o dinheiro que entra e sai dos seus cofres.
Embora as planilhas empresariais de um modo geral possam parecer idênticas, estas não são, porém, as suas mudanças são sutis. Devido ao fato de estarmos tratando de uma empresa, pequenas mudanças costumam trazer grandes resultados e é exatamente por isso que empresas de médio e grande porte utilizam todos os sistemas de planilhas, como é o caso da planilha financeira, planilha de controle de estoque, planilha de custos, planilha de fluxo de caixa, entre tantas outras. Você não quer ficar de fora dessa, não é?
O uso da planilha financeira é de fundamental importância para que a empresa se torne mais organizada, consiga elaborar bons planejamentos financeiros dentro da sua realidade e arque com todos os seus custos, o que traz benefícios diretos para a própria empresa, para os seus funcionários, fornecedores e o seu público consumidor.
Quais as Vantagens de Usar a Planilha Financeira?
Ao decidir usar a planilha financeira você só estará trazendo vantagens para a sua empresa, não apenas para o setor financeiro, mas para todas as áreas. Em primeiro lugar, a aplicação da planilha acrescenta organização, uma vez que todas as atividades relacionadas ao dinheiro do estabelecimento são registradas e analisadas, evitando furos de caixa.
Além disso, a planilha financeira também permite que a empresa tenha precisão para criar e colocar em prática novos projetos, sabendo com exatidão a quantidade de dinheiro que tem no seu caixa e o quanto é possível investir. Dessa maneira, não há o risco de começar uma tarefa e não haver capital para custeá-la até o final.
5 Passos Para Construir a Planilha Financeira
A planilha financeira é constituída de diversas categorias e necessita de várias etapas para que fique bem completa e seja funcional. Se você é o gestor das finanças da empresa, acompanhe abaixo como construir a planilha financeira:
1 – Faça um Levantamento de Todos os Valores Que Entram na Empresa
Não é possível montar uma planilha financeira correta se você não tiver conhecimento de todas as informações financeiras da empresa. Por isso, a primeira coisa a ser feita é um levantamento de todos os valores que entram na empresa, ou seja, as receitas geradas a partir da comercialização das vendas dos serviços e produtos.
É essencial que a lista de recebimentos da organização seja bem completa, pois é a partir dela que serão realizados os novos planejamentos. Portando, o ideal é se basear em notas fiscais e outros documentos que sejam capazes de comprovar que a empresa tem recebido determinadas quantias em dinheiro.
Crie uma coluna com algumas células na sua planilha e transcreva as receitas que entraram na sua empresa.
2 – Faça um Estudo de Todos os Custos da Empresa
Descrever os custos da empresa é tão importante quanto levantar as receitas, pois é justamente nesta etapa que é possível analisar se ela está gastando mais do que o necessário. Sendo assim, tendo como base os documentos que apontam as transações e contas contraídas pela empresa, faça uma lista de todos os gastos ocorridos em determinado período de tempo.
O ideal é que primeiramente os custos sejam colocados em uma lista feita manualmente, sejam revisados e só posteriormente transferidos para a planilha financeira. Dessa maneira reduzem-se as possibilidades de erros que podem comprometer a eficiência do relatório.
3- Separe os Gastos Fixos dos Mutáveis
O termo “organização” deve ser a sua palavra-chave ao construir a planilha financeira da empresa. Por isso, para melhor organizar as informações e otimizar a sua interpretação, é recomendado que os custo sejam divididos em duas categorias, sendo os gastos fixos e mutáveis.
Os gastos fixos são definidos como aqueles que a empresa tem todos os meses como, por exemplo, pagamentos dos seus fornecedores e funcionários, aluguel da locação do espaço, água, luz, internet, etc. Já os gastos mutáveis são os que não ocorrem com frequência certa, podendo ser reformas, conserto de máquinas ou até mesmo o lançamento de um novo produto no mercado.
Caso você deseje tornar ainda mais organizada a sua planilha financeira, pode-se ainda dividir os gastos no tocante aos valores, podendo ser elevas variáveis ou não. Por exemplo, o aluguel tem um valor fixo todos os meses, já a compra de papel para a impressora varia, pois nem sempre compra-se a mesma quantidade de papel.
4 – Agrupe as Contas Por Prazo de Vencimento
Se a sua empresa está desorganizada financeiramente você provavelmente já passou pela situação de deixar de pagar uma dívida pelo fato de não saber qual era a data de vencimento. A planilha financeira também serve para que isso não ocorra. Portanto, indica-se agrupar as contas por prazos de vencimento.
Na planilha, coloque primeiramente as contas que estão mais próximas da data de vencimento. Na sequência, disponha aquelas dívidas que estão distantes do vencimento. Dessa maneira, a empresa pode se preparar e reunir recursos financeiros com antecedência, evitando que as contas fiquem atrasadas e acumulem juros, tornando-se ainda mais caras.
E sejamos honestos, muitas vezes nos esquecemos de pagar uma determinada conta, não é nem a questão do dinheiro, mas sim falta de tempo ou esquecimento, porém, com a planilha financeira você pode resolver esse problema.
5- Descreva os Últimos Investimentos da Empresa
Além das receitas e gastos, também é importante que os investimentos da empresa sejam descritos na planilha financeira. Esse é um dos fatores principais que distinguem a planilha financeira das demais.
A partir da análise desses dados será possível concluir se os investimentos foram bem feitos e estão trazendo benefícios reais para a empresa ou se é necessário repensá-los.
Portanto, descreva na sua planilha os últimos investimentos realizados em um determinado período de tempo, como exemplos podemos citar os cursos para a capacitação dos funcionários, troca de equipamentos, ações de marketing para aumentar o consumo dos seus clientes, entre outras coisas.
3 Dicas de Como Usar a Planilha Financeira
Ter uma planilha financeira bem feita e organizada já é meio caminho andado para otimizar as finanças da sua empresa, mas também é preciso saber como usá-la de modo correto. Por isso, acompanhe abaixo como tirar o melhor proveito possível da sua planilha financeira:
1 – Analise a Planilha
Tenha paciência para tirar o máximo de proveito da sua planilha financeira, analise o relatório para checar a situação financeira da empresa e assim tomar as melhores decisões possíveis, sejam elas o corte de custos ou novos investimentos.
A partir deste estudo, a empresa pode tomar decisões mais embasadas, podendo investir em determinadas áreas para potencializar as suas atividades ou até mesmo promover cortes para gerar economia de recursos financeiros.
2 – Consulte a Planilha Financeira Para Novos Planejamentos
Lançar um novo produto no mercado é uma ação muito importante e arriscada para uma empresa, não é verdade? Por isso, para diminuir ao máximo possível os riscos de acontecerem erros, é essencial que organização consulte a planilha financeira para montar novos planejamentos, evitando queimar a sua “marca” no mercado ao lançar um novo produto erroneamente, sem as devidas campanhas de marketing e recursos que devem ser empregados.
3- Atualize a Planilha Financeira
Muito provavelmente as informações financeiras da sua empresa mudam diariamente, uma vez que ocorrem novas vendas ou compras de matéria-prima para a execução das suas atividades. Levando isso em consideração, mantenha a planilha financeira atualizada.
O ideal é estipular uma frequência para que o relatório seja atualizado, podendo ser diariamente ou semanalmente, dessa forma as informações não ficam acumuladas e nem são esquecidas.
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