Autor: Matheus Amaral

Precisa organizar o setor financeiro da sua empresa? Aprenda como fazer isso através da planilha financeira.

As finanças da sua empresa estão descontroladas e gerando transtornos? Este é um acontecimento muito comum entre as empresas que não usam métodos para controlar o seu dinheiro, as consequências desta atitude são bastante graves como, por exemplo, acúmulo de dívidas ou até mesmo levar à falência. Você definitivamente não quer passar por esta situação, não é mesmo?

Existem diversos métodos que podem ser utilizados para fugir da bola de neve de contas, manter as suas despesas em dia e investir para que a sua empresa cresça cada vez mais. Entre eles podemos citar o uso da planilha financeira, que é responsável por detalhar todas as transações monetárias realizadas em um determinado período de tempo.

Talvez você esteja falando para si mesmo, será que uma planilha financeira pode fazer tanta diferença assim em um negócio? Eu não vou afirmar que ela será a salvação do seu negócio, embora até possa ser, mas o que posso lhe garantir é que com certeza mal não faz, e que irá auxiliar sim no desempenho da sua empresa.

A planilha financeira pode ser construída facilmente, basta levantar todos os dados relacionados ao dinheiro da empresa, desde os gastos até os recebimentos que entram no seu caixa. Para te ajudar buscamos algumas informações importantes sobre o que é e como fazer a planilha financeira, acompanhe.

O Que é a Planilha Financeira?

A planilha financeira é um relatório em que estão especificados todos os custos, receitas e investimentos da empresa, tendo uma data de início e de final. Este documento desempenha a função de ajudar na administração das finanças da empresa, fazendo com que se tenha mais controle sobre todo o dinheiro que entra e sai dos seus cofres.

Embora as planilhas empresariais de um modo geral possam parecer idênticas, estas não são, porém, as suas mudanças são sutis. Devido ao fato de estarmos tratando de uma empresa, pequenas mudanças costumam trazer grandes resultados e é exatamente por isso que empresas de médio e grande porte utilizam todos os sistemas de planilhas, como é o caso da planilha financeira, planilha de controle de estoque, planilha de custos, planilha de fluxo de caixa, entre tantas outras. Você não quer ficar de fora dessa, não é?

O uso da planilha financeira é de fundamental importância para que a empresa se torne mais organizada, consiga elaborar bons planejamentos financeiros dentro da sua realidade e arque com todos os seus custos, o que traz benefícios diretos para a própria empresa, para os seus funcionários, fornecedores e o seu público consumidor.

Quais as Vantagens de Usar a Planilha Financeira?

Ao decidir usar a planilha financeira você só estará trazendo vantagens para a sua empresa, não apenas para o setor financeiro, mas para todas as áreas. Em primeiro lugar, a aplicação da planilha acrescenta organização, uma vez que todas as atividades relacionadas ao dinheiro do estabelecimento são registradas e analisadas, evitando furos de caixa.

Além disso, a planilha financeira também permite que a empresa tenha precisão para criar e colocar em prática novos projetos, sabendo com exatidão a quantidade de dinheiro que tem no seu caixa e o quanto é possível investir. Dessa maneira, não há o risco de começar uma tarefa e não haver capital para custeá-la até o final.

5 Passos Para Construir a Planilha Financeira

A planilha financeira é constituída de diversas categorias e necessita de várias etapas para que fique bem completa e seja funcional. Se você é o gestor das finanças da empresa, acompanhe abaixo como construir a planilha financeira:

1 – Faça um Levantamento de Todos os Valores Que Entram na Empresa

Não é possível montar uma planilha financeira correta se você não tiver conhecimento de todas as informações financeiras da empresa. Por isso, a primeira coisa a ser feita é um levantamento de todos os valores que entram na empresa, ou seja, as receitas geradas a partir da comercialização das vendas dos serviços e produtos.

É essencial que a lista de recebimentos da organização seja bem completa, pois é a partir dela que serão realizados os novos planejamentos. Portando, o ideal é se basear em notas fiscais e outros documentos que sejam capazes de comprovar que a empresa tem recebido determinadas quantias em dinheiro.

Crie uma coluna com algumas células na sua planilha e transcreva as receitas que entraram na sua empresa.

2 – Faça um Estudo de Todos os Custos da Empresa

Descrever os custos da empresa é tão importante quanto levantar as receitas, pois é justamente nesta etapa que é possível analisar se ela está gastando mais do que o necessário. Sendo assim, tendo como base os documentos que apontam as transações e contas contraídas pela empresa, faça uma lista de todos os gastos ocorridos em determinado período de tempo.

O ideal é que primeiramente os custos sejam colocados em uma lista feita manualmente, sejam revisados e só posteriormente transferidos para a planilha financeira. Dessa maneira reduzem-se as possibilidades de erros que podem comprometer a eficiência do relatório.

3- Separe os Gastos Fixos dos Mutáveis

O termo “organização” deve ser a sua palavra-chave ao construir a planilha financeira da empresa. Por isso, para melhor organizar as informações e otimizar a sua interpretação, é recomendado que os custo sejam divididos em duas categorias, sendo os gastos fixos e mutáveis.

Os gastos fixos são definidos como aqueles que a empresa tem todos os meses como, por exemplo, pagamentos dos seus fornecedores e funcionários, aluguel da locação do espaço, água, luz, internet, etc. Já os gastos mutáveis são os que não ocorrem com frequência certa, podendo ser reformas, conserto de máquinas ou até mesmo o lançamento de um novo produto no mercado.

Caso você deseje tornar ainda mais organizada a sua planilha financeira, pode-se ainda dividir os gastos no tocante aos valores, podendo ser elevas variáveis ou não. Por exemplo, o aluguel tem um valor fixo todos os meses, já a compra de papel para a impressora varia, pois nem sempre compra-se a mesma quantidade de papel.

4 – Agrupe as Contas Por Prazo de Vencimento

Se a sua empresa está desorganizada financeiramente você provavelmente já passou pela situação de deixar de pagar uma dívida pelo fato de não saber qual era a data de vencimento. A planilha financeira também serve para que isso não ocorra. Portanto, indica-se agrupar as contas por prazos de vencimento.

Na planilha, coloque primeiramente as contas que estão mais próximas da data de vencimento. Na sequência, disponha aquelas dívidas que estão distantes do vencimento. Dessa maneira, a empresa pode se preparar e reunir recursos financeiros com antecedência, evitando que as contas fiquem atrasadas e acumulem juros, tornando-se ainda mais caras.

E sejamos honestos, muitas vezes nos esquecemos de pagar uma determinada conta, não é nem a questão do dinheiro, mas sim falta de tempo ou esquecimento, porém, com a planilha financeira você pode resolver esse problema.

5- Descreva os Últimos Investimentos da Empresa

Além das receitas e gastos, também é importante que os investimentos da empresa sejam descritos na planilha financeira. Esse é um dos fatores principais que distinguem a planilha financeira das demais.

A partir da análise desses dados será possível concluir se os investimentos foram bem feitos e estão trazendo benefícios reais para a empresa ou se é necessário repensá-los.

Portanto, descreva na sua planilha os últimos investimentos realizados em um determinado período de tempo, como exemplos podemos citar os cursos para a capacitação dos funcionários, troca de equipamentos, ações de marketing para aumentar o consumo dos  seus clientes, entre outras coisas.

3 Dicas de Como Usar a Planilha Financeira

Ter uma planilha financeira bem feita e organizada já é meio caminho andado para otimizar as finanças da sua empresa, mas também é preciso saber como usá-la de modo correto. Por isso, acompanhe abaixo como tirar o melhor proveito possível da sua planilha financeira:

1 – Analise a Planilha

Tenha paciência para tirar o máximo de proveito da sua planilha financeira, analise o relatório para checar a situação financeira da empresa e assim tomar as melhores decisões possíveis, sejam elas o corte de custos ou novos investimentos.

A partir deste estudo, a empresa pode tomar decisões mais embasadas, podendo investir em determinadas áreas para potencializar as suas atividades ou até mesmo promover cortes para gerar economia de recursos financeiros.

2 – Consulte a Planilha Financeira Para Novos Planejamentos

Lançar um novo produto no mercado é uma ação muito importante e arriscada para uma empresa, não é verdade? Por isso, para diminuir ao máximo possível os riscos de acontecerem erros, é essencial que organização consulte a planilha financeira para montar novos planejamentos, evitando queimar a sua “marca” no mercado ao lançar um novo produto erroneamente, sem as devidas campanhas de marketing e recursos que devem ser empregados.

3- Atualize a Planilha Financeira

Muito provavelmente as informações financeiras da sua empresa mudam diariamente, uma vez que ocorrem novas vendas ou compras de matéria-prima para a execução das suas atividades. Levando isso em consideração, mantenha a planilha financeira atualizada.

O ideal é estipular uma frequência para que o relatório seja atualizado, podendo ser diariamente ou semanalmente, dessa forma as informações não ficam acumuladas e nem são esquecidas.

Quer utilizar a planilha financeira? Você pode comprar aqui no site! Aproveite e cadastre seu e-mail para receber mais dicas!

Já é difícil administrar uma empresa, mas isso pode ser ainda pior se você não tiver controle, por isso, veja tudo sobre a planilha de controle financeiro!

O setor financeiro da sua empresa está indo ladeira abaixo? Calma! Ainda é possível salvá-lo. Se você está enfrentando problemas financeiros no seu estabelecimento, é muito provável que ele sofra por ser desorganizado. Neste caso, uma saída emergencial é investir na aplicação da planilha de controle financeiro, que traz mais organização para o seu negócio.

Toda e qualquer empresa, independente de ser de pequeno ou grande porte, tem que fazer uma planilha de controle financeiro, uma vez que é necessário manter o máximo de rigor para que todas as contas sejam pagas dentro dos prazos estipulados e para que a sua lucratividade seja satisfatória, do contrário a tendência é que ela acumule prejuízos e, consequentemente, feche suas portas.

Portanto, se você é responsável por gerir a área financeira da sua empresa, saiba que elaborar uma planilha é o primeiro passo para otimizar as suas atividades e ser bem sucedido. Para te ajudar reunimos informações valiosas, tanto sobre o que é quanto no tocante a construção da sua planilha de controle financeiro. Não perca!

O Que é Planilha de Controle Financeiro?

A planilha de controle financeiro pode ser definida como um relatório em que todas as atividades relacionadas ao dinheiro da empresa são descritas de forma detalhada, tanto entrada quanto saída de capital.

O documento é construído a partir de estudos de todos os setores da organização, visando chegar ao máximo possível de resultados precisos, uma vez que qualquer erro pode gerar prejuízos financeiros.

Sempre digo que o controle financeiro não é as “grandes somas de dinheiro”, mas sim as pequenas, porque das grandes somas costuma-se lembrar, porém, os pequenos valores quando somados costumam representar grandes somas, neste ponto que “mora o perigo”.

A planilha de controle financeiro tem como objetivo promover a fiscalização dos gastos, recebimentos e investimentos que a empresa realiza, mantendo o máximo de organização para que a empresa não gaste acima do seu orçamento, tornando-se bem sucedida em todas as áreas.

Quais os Benefícios de Usar a Planilha de Controle Financeiro?

Se você é gestor de empresa e identificou problemas no setor financeiro, saiba que a aplicação da planilha de controle financeiro pode ser a soluções para amenizar estes transtornos, talvez até resolvê-los.

O uso deste documento acrescenta organização para a empresa, uma vez que todas as informações passam a ser registradas.

A empresa também pode utilizar a planilha para fazer novos planejamentos, analisando se é possível realizar novos investimentos, repensar os custos para pagar todas as dívidas dentro do prazo de validade ou promover economia. O uso desta planilha é capaz de otimizar todas as atividades em um negócio, fazendo com que o capital seja empregado de maneira mais proveitosa.

A grande questão a se levar em consideração é: A sua empresa vende bem? Entre um bom dinheiro todos os meses? Então, por que não está dando o lucro esperado? Caso suas respostas sejam positivas, a planilha de controle financeiro irá resolver seu problema e, caso não resolva, demonstrará o que está de errado para que você consiga solucionar de uma vez por todas.

4 Passos Para Construir a Planilha de Controle Financeiro

A planilha de controle financeiro de empresas é mais complexa de se fazer, uma vez que reúne um número maior de informações, as quais devem ser administradas com responsabilidade para obter resultados precisos, pois qualquer erro pode interferir no orçamento. Portanto, acompanhe abaixo como construir a planilha de controle financeiro, lembrando que esta planilha pode ser adquirida, contendo todas as “cédulas”, campos e fórmulas necessárias para que você se organize.

1 – Faça um Levantamento de Todas as Movimentações de Dinheiro da Empresa

Não é possível fazer um relatório se você não conhecer todas as receitas da empresa, não é mesmo? Para obter resultados mais precisos é necessário fazer um levantamento de todas as movimentações de dinheiro da empresa. Todos os setores devem ser estudados e os seus gastos descritos em uma lista detalhada.

Ao fazer este levantamento, evita-se que algum dado seja deixado para trás, o que com certeza irá influenciar no resultado final, fazendo com que o trabalho desenvolvido com a planilha não seja tão eficiente quanto poderia ser. Portanto, elabore a lista e confira para checar se realmente está completa.

Uma dica que podemos dar é anotar todas as informações em uma folha, pode ser a lápis mesmo, depois de revisar diversas vezes passe para uma planilha no sistema. Muitas pessoas possuem dificuldade de lembrar os dados quando estão lançando diretamente na planilha, porém, ao pegar um papel e uma caneta, rapidamente surgem todos os gastos, investimentos e faturamento.

2 – Estude o Fluxo de Caixa da Empresa

Se você é o gestor responsável pela área financeira da sua empresa muito provavelmente estará familiarizado com o termo “fluxo de caixa”. O fluxo de caixa nada mais é do que a quantidade e frequência de dinheiro que entra e sai do caixa do estabelecimento. Colher este dado é importantíssimo para a construção e análise da planilha de controle financeiro.

Para fazer um relatório mais assertivo do fluxo de caixa da empresa, é recomendado fazer um estudo das notas ficais que foram emitidas para os consumidores dos serviços comercializados e recebidas em decorrência do pagamento das contas.

Mas claro, principalmente na parte de despesas e gastos vale “tudo”, desde um rolo de papel higiênico até o pagamento de grandes somas de dinheiro.

3 – Separe as Transações Monetárias por Categorias

Ao colocar a planilha de controle financeiro em prática, a sua intenção é trazer mais organização para o ambiente corporativo, certo? Logo, para tornar esta atividade organizada é indicado separar por categorias todos os dados que foram colhidos anteriormente. Esta etapa é trabalhosa, mas vale à pena, uma vez que agrega mais praticidade na construção da planilha.

Esta separação pode ser feita diretamente na planilha de controle financeiro, dispondo os dados em colunas e células. Não existe um modelo de planilha certo para todas as empresas. Dessa maneira, você pode criar um modelo que seja personalizado ou adotar uma versão que esteja de acordo com as características do estabelecimento.

Por isso que adquirir uma planilha pode ser uma boa opção, porque normalmente constam todos os campos que podem ser necessário, sem contar que caso você tenha alguma dúvida ou dificuldade, poderá usufruir do suporte que estará prontamente disposto a alterar a planilha para que se adeque ao seu negócio.

4- Escolha um Bom Software de Planilhas

A planilha de controle financeiro empresarial tem um volume grande de informações, logo, a ferramenta utilizada para construí-la tem que ser prática para não causar mais transtornos. É possível encontrar diversos softwares de planilhas disponíveis no mercado. Dentre os mais usados e práticos está o Excel, que está presente nas pequenas e grandes empresas.

Porém já adianto, o Excel é “simples” quando se trata apenas de colocar os dados, já no tocante as fórmulas é necessário saber realmente como trabalha-lo. Qualquer fórmula posta incorretamente pode acabar todo o seu trabalho na planilha de controle financeiro.

O mais importante ao escolher o software em que a planilha será confeccionada é avaliar se ele compreende as necessidades da empresa, traz a agilidade e dinâmica que ela precisa no seu cotidiano. Além disso, a plataforma também tem que oferecer segurança, uma vez que irá comportar dados sigilosos da instituição.

4 Dicas de Como Usar a Planilha de Controle Financeiro

A sua planilha de controle financeiro ficou pronta? Então é preciso aprender como usá-la da forma correta, pois não basta ter a informação, é necessário saber o que fazer com ela, principalmente quando se trata do dinheiro da sua empresa. Para tirar um bom proveito deste relatório, acompanhe abaixo:

1 – Estude a Planilha de Controle Financeiro

A planilha de controle financeiro não deve ser feita apenas para registrar as transações monetárias da empresa, mas também para trazer melhorias na execução das suas atividades. Portanto, no seu papel de gestor, o ideal é estudar a planilha sempre que ela for atualizada, procurando saber como está a situação financeira da organização.

Ao estudar a planilha financeira, a empresa poderá saber se está gastando muito, precisa promover cortes para gerar economia ou se é necessário aumentar os investimentos em uma determinada área. Além disso, esta atitude também faz com que o estabelecimento fique bem preparado para enfrentar eventuais crises financeiras.

Outra boa estratégia é mostrar para os funcionários a planilha de controle financeiro, demonstrando o que está faltando na empresa, qual a situação e o que eles podem fazer para melhorar. Isso porque, é bem comum os funcionários acharem que o patrão está sempre “rico” e que a empresa gira milhões, por isso nem fazem questão de contribuir ou se preocupar em fazer um bom trabalho. Claro, existem exceções!

2 – Crie o Hábito de Consultar a Planilha de Controle Financeiro

A empresa vai começar um novo projeto? Então, antes de qualquer coisa é recomendado consultar a planilha de controle financeiro para avaliar se esta possibilidade é viável, do contrário, é necessário adiá-la, pelo menos por um tempo. O gestor deve ter o hábito e disciplina de consultar a planilha, pois isto evita diversos problemas como, por exemplo, começar um projeto e ter que parar na metade devido à falta de verba.

3 – Mantenha a Planilha Atualizada

Criar a planilha é uma atividade trabalhosa, mas bastante recompensadora para empresa. É por isso que o relatório deve ser atualizado sempre que houver alguma mudança no setor financeiro. Para não se perder, o ideal é determinar uma frequência para a planilha de controle financeiro seja atualizada, podendo ser diariamente ou semanalmente, mais do que esse tempo pode haver um acúmulo de informações que comprometerá o seu trabalho.

4 – Dados Que Não Podem Faltar

A planilha de controle financeiro terá alguns campos de dados que não pode faltar, todos os negócios precisarão deles, podendo o seu, caso necessário, ser adicionado outros campos, mas estes serão necessários.

Vamos lá: valores a receber, valores recebidos, títulos não pagos em favor da empresa, faturamento bruto, faturamento líquido, investimentos, despesas fixas, despesas variáveis, custos com funcionários, custos com burocracia, despesas/custos futuros, pró-labore.

Agora é sua vez de por em prática a planilha de controle financeiro! Conte-nos como foi e cadastre seu e-mail para receber mais dicas.

Está totalmente perdido e não sabe mais quais são as suas despesas ou até mesmo da sua empresa? Veja tudo sobre a planilha de despesas!

Você está com dificuldades para controlar as despesas da sua empresa? Este, definitivamente, é um sinal de que as coisas não estão indo bem e é necessário tomar medidas agora mesmo. Manter o controle dos seus gastos é essencial para que a empresa obtenha um desempenho satisfatório, tendo mais lucratividade do que dívidas.

Há diversos métodos de estabelecer controle sobre as finanças da empresa, dentre eles pode-se citar a elaboração da planilha de despesas, que funciona como um relatório que tem o objetivo de fiscalizar todas as despesas da empresa, desde o pagamento de dívidas até o salário dos funcionários. Esse relatório traz mais organização para o ambiente corporativo, permitindo que as atividades executadas alcancem resultados positivos.

Saber os custos e despesas de uma empresa não é aconselhado apenas para quem está em momentos difíceis, pelo contrário, é ainda melhor para negócios que estão a “todo vapor”, assim, garante-se que não terá problemas futuros quando “bater” de frente com as crises, porque em qualquer negócio existem fases que as vendas e prestação de serviços diminuem.

Independente de a empresa ser de pequeno ou grande porte, fiscalizar as suas despesas é essencial para se manter adimplente, ocupando a sua atenção com o bom atendimento aos clientes e não se desgastando com o acúmulo de dívidas e prejuízos. Portanto, para te ajudar iremos trazer aqui mais informações sobre o que é e como construir a planilha de despesas. Aproveite e se previna!

O Que é a Planilha de Despesas?

A planilha de despesas pode ser definida como um documento que reúne todas as informações sobre as despesas que incidem sobre a empresa, desde as menores até as maiores. Vale ressaltar que este relatório não é uma exclusividade dos ambientes corporativos, pois eles também podem ser adaptados para controlar os gastos pessoais.

O uso da planilha de despesas pressupõe o levantamento de todas as contas que a empresa tem que pagar em um determinado tempo. A partir desta informação é possível estabelecer uma melhor organização e praticidade para que todos os prazos sejam cumpridos, evitando a indesejável “bola de neve” de dívidas, que pode gerar transtornos morais e financeiros.

Se você tem alguma dúvida sobre a importância de controlar as suas despesas, basta procurar um administrador experiente que ele com certeza irá lhe dizer que administrar na “ponta do lápis” os lucros e despesas é o passo número 1 para obter sucesso.

Qual é a Importância da Planilha de Despesas?

Você quer manter as contas do seu estabelecimento em dia e poder investir para melhorar o seu posicionamento no mercado? Então não deixe de colocar em prática a planilha de despesas, pois ela te ajudará a alcançar todas estas metas. Primeiramente, o uso deste relatório trará mais organização para a empresa, não só no setor financeiro, mas em todas as áreas.

A partir do uso da planilha de despesas, será possível identificar se a empresa está operando as atividades dentro do esperado ou se é necessário repensá-las. Além disso, o documento também pode ser consultado para estudar a viabilidade de colocar novos projetos em prática, dessa maneira, o orçamento não corre o risco de ser afetado.

4 Passos Para Fazer a Planilha de Despesas

Saber o que é e quais os benefícios da planilha de despesas não basta para que ela opere milagres na sua empresa, é preciso aprender a construí-la corretamente ou, no mínimo, como alterar um modelo de planilha de despesa para que se amolde perfeitamente a sua empresa.

A construção deste relatório exige o cumprimento de diversas etapas. Sendo assim, acompanhe abaixo como fazer a planilha de despesas:

1 – Faça Uma Lista Com Todas as Despesas da Empresa

Para que a empresa consiga controlar as suas finanças é necessário estar ciente de todas as despesas que possui. Existem casos em que o estabelecimento adquiriu tantas dívidas que no final nem sabe mais o que é que tem que pagar. Para que isso não aconteça com você, a primeira coisa a se fazer é elaborar uma lista com todas as despesas que seu negócio possui.

Para que a sua lista seja mais precisa, o ideal é utilizar as notas ficais e demais tipos de contratos de compras e serviços que foram adquiridos em um determinado período de tempo e que necessitam ser pagos. Reveja a lista para analisar se não está faltando nenhuma despesa. Dessa maneira, a empresa e o seu orçamento não serão pegos de surpresa.

Como todo mundo deseja que sua empresa esteja “por cima dos problemas” é comum não lançar todos os dados, como uma forma de se iludir inconscientemente, não faça isso, considere até os menores gastos, sejam poucos reais ou alguns centavos.

2 – Separe as Despesas Fixas das Variáveis

As despesas fixas são aquelas que a empresa possui todos os meses como, por exemplo, pagamento dos seus funcionários, água, telefone, fornecedores, internet, aluguel de locação do espaço, etc. Já as despesas variáveis são aquelas que não acontecem mensalmente, como é o caso do reparo de máquinas ou reformas, aquisição de novos suprimentos, entre outros.

Recomenda-se que a separação das despesas fixas das variáveis seja feita manualmente e posteriormente transferida para a planilha. Cada uma destas informações precisa ocupar uma coluna específica. Dessa maneira, fica mais fácil para a empresa analisar se está tendo gastos que condizem com a sua realidade ou se eles estão acima do orçamento previsto.

3 – Elenque as Despesas Por Valor e Prazo de Vencimento

Sabe aquela conta com valor baixo, que deixou de ser paga e causou o maior transtorno na empresa? Então, isso não pode voltar a acontecer, pois prejudica o andamento das atividades e consequentemente o seu lucro. Por isso, separe as despesas, distinguindo-as por valor e prazo de vencimento.

Para manter as contas da empresa em dia coloque na planilha as despesas que possuem menor valor e estão mais próximas da data de vencimento. Por fim, disponha as contas mais caras e que estão distante do prazo de pagamento. Dessa maneira a empresa pode se preparar com antecedência para arcar com as despesas, “segurando” o dinheiro necessário para saná-las.

4 – Use um Software Apropriado

A planilha de despesas concentra um grande volume de informações sigilosas e precisa trazer praticidade para a empresa. Por isso, é de fundamental importância utilizar um software de planilhas e que seja seguro para a empresa, mas ao mesmo tempo seja moderno e fácil de utilizar.

Caso seu negócio seja de pequeno porte, você poderá encontrar diversos softwares para lançamento de dados ou até mesmo planilhas ‘simples’, tudo de forma gratuita. Contudo, supondo que sua empresa tenha bastante volume de despesas, sugiro adquirir um software ou comprar uma planilha de qualidade, criada por um especialista, como as aqui encontradas.

Quando se fala em software de construção de planilhas, o Excel é um dos mais citados, pois é prático para mexer, barato para manter e permite que o gestor faça diversas adaptações. Porém, também há outras plataformas no mercado, além de aplicativos que se atualizam automaticamente. Escolha a ferramenta que seja mais compatível com as necessidades do estabelecimento!

3 Dicas de Como Usar a Planilha de Despesas?

Captar e agrupar todas as informações na planilha já é meio caminho andado para organizar as finanças da empresa, mas os bons resultados podem se multiplicar se você aprender como utilizar a planilha de despesas do modo correto. Acompanhe abaixo:

1 – Analise a Planilha de Despesas

Sim, a planilha de despesas serve para trazer organização para o setor financeiro da empresa, mas ela também pode acrescentar outros benefícios. Por isso, é recomendado analisar o relatório para constatar se todas as contas estão em dia ou a  empresa está inadimplente no mercado, se é necessário cortar gastos ou aumentar os investimentos.

2- Use Gráficos Para Acompanhar o Desempenho da Empresa

A intenção da planilha também é poupar o seu tempo para gastá-lo de maneira mais proveitosa. Portanto, para não ter que ficar lendo e interpretando a planilha a todo o momento, uma boa dica é montar gráficos baseados nas informações que estão dispostas nela.

Através das planilhas compradas, muitas vezes os gráficos são “criados” automaticamente, bastando lançar as informações para poder visualizar gráficos em forma de “pizza” ou de “barras”, são boas formas de analisar rapidamente o conteúdo.

Os gráficos são ferramentas que otimizam a interpretação da planilha, além disso, também podem ser utilizados durante as reuniões empresarias para ilustrar o desempenho do setor financeiro nos últimos meses. Garanto que isso deixará seu chefe entusiasmado! (rsrs).

3- Atualize a Planilha Com Frequência

A planilha de despesas tem que compreender um determinado período de tempo, que pode ser definido de acordo como o fluxo de informações financeiras da empresa. Sendo assim, se todas as semanas são feitos novos investimentos, o ideal é que a atualização ocorra semanalmente. O intervalo de atualização não deve ser maior do que quinze dias, pois do contrário os dados podem se perder e influenciar nos resultados finais.

Que tal ter sua própria planilha de despesas e melhorar seu negócio? Comente e cadastre seu e-mail para receber mais dicas!

Quer saber se você pode ou não investir em algo com os recursos da sua empresa? Tenha uma planilha de orçamento para fazer certo.

A sua empresa está gastando mais do que a sua realidade financeira permite? Esta situação possivelmente está acontecendo devido ao fato de não trabalhar com um orçamento, o que é extremamente prejudicial, uma vez que não se sabe quais são os valores disponíveis para investir e os limites com que isto deve ser feito.

E sejamos honestos, não é nada “difícil” fazer um orçamento ou uma planilha de orçamento, concorda? E garanto, facilitará um monte.

Toda a empresa, de pequeno ou grande porte, deve se basear em um orçamento para colocar as suas atividades em prática. Para promover o controle das finanças do estabelecimento, o ideal é fazer a planilha de orçamento, que traz muito mais praticidade e organização para o setor financeiro, evitando que ocorram gastos acima do permitido.

A elaboração da planilha de orçamento não é nada complexa, basta colher as informações certas, agrupá-las e depois aprender como usá-las a seu favor. Devido à importância que a planilha de orçamento tem, montamos um texto exclusivo tratando sobre o assunto, confira!

O Que é Planilha de Orçamento?

Vamos iniciar pelo o que é a planilha de orçamento. A planilha de orçamento é um documento construído com base na verba disponível na empresa e o destino que será dado para ela. Este relatório tem como objetivo trazer mais organização para o setor financeiro, por isso ele é bastante detalhado, fazendo com que as informações fiquem claras e fáceis de interpretar.

Quando você estiver elaborando a planilha de orçamento, não pense que está te dando trabalho, mas sim que irá facilitar o seu trabalho, diminuirá o tempo gasto e o dispêndio de esforço, acredite, é isso mesmo que acontecerá.

Os dados da planilha de orçamento revelam as receitas geradas pela empresa e os seus gastos mensais, que são informações imprescindíveis para montar o orçamento a ser seguido em um determinado período de tempo.

Além disso, vale ressaltar que a planilha também pode ser feita para um projeto específico, em que são levantados os valores necessários e o quanto a empresa pode investir para colocá-lo em prática.

Quais os Benefícios de Usar a Planilha de Orçamento?

A sua empresa começou um novo projeto e teve que interrompê-lo na metade, causando o maior transtorno? Pois bem, nada disso teria acontecido se antes de qualquer coisa você tivesse feito a planilha de orçamento. Sem dúvidas, o uso desse relatório traz uma série de benefícios, sendo a organização financeira e a maior probabilidade de sucesso na concretização de estratégias as principais.

Ao elaborar a planilha de orçamento a empresa terá plena consciência das suas finanças, sabendo a quantia de dinheiro que possui no seu caixa e o quanto pode gastar sem se comprometer, ou seja, sem deixar de arcar com os pagamentos dos funcionários e demais despesas que são essenciais para a sua sobrevivência no mercado.

E você se perguntando, por que paga um contabilista e arca com custos de todo um setor administrativo/financeiro na sua empresa? (rsrs) Não vamos exagerar, eles continuam sendo importantes.

6 Passos Para Fazer a Planilha de Orçamento?

A planilha de orçamento basicamente necessita de todas as informações relacionadas ao setor financeiro da empresa, uma tarefa relativamente simples, mas que deve ser feita com muita atenção. Se você é o responsável por gerir as finanças do seu negócio é mais fácil, mas mesmo assim acompanhe abaixo como fazer a planilha de orçamento:

1 – Faça um Estudo de Todas as Receitas Que a Empresa Recebe

Muitas empresas cometem o erro de gastar mais do que podem, justamente porque não sabem o valor total disponível em seu caixa, sendo uma verdadeira bagunça. Assim o seu ponto de partida para elaborar a planilha de orçamento é fazer um estudo de todas as receitas que a empresa recebe, ou seja, todas as quantias em dinheiro que entram no caixa.

Neste caso, para que o estudo seja mais preciso, pode-se fazer uso de notas fiscais e demais documentos que evidenciem que determinado valor foi recebido pela empresa, contudo, é claro que existirão valores que não estarão computados em documentos, mas estes devem ser lançados.

Essa etapa é uma das mais importantes, uma vez que irá nortear todo o planejamento financeiro do estabelecimento, por isso, faça-o com o máximo de cautela.

2 – Faça um Levantamento de Todos os Custos da Empresa

Depois de saber o quanto a empresa recebe em dinheiro é o momento de questionar o quanto ela deve, infelizmente. Portanto, faça um levantamento de todos os custos da empresa, e quando digo todos são todos mesmo, desde os menores até os mais altos. Nesta etapa, também é possível se basear na análise de documentos que indiquem compras e demais dívidas do estabelecimento.

Todos os custos da empresa precisam ser levantados e descritos na planilha. Para ajudar na organização, o ideal é que sejam listadas antes as contas com valor menor e que estão mais próximas do vencimento. Já as dívidas mais altas e com vencimento distante pode ser dispostas no final da tabela.

3 – Separe os Custos Fixos dos Variáveis

Os custos fixos são aqueles que a empresa tem todos os meses como, por exemplo, o pagamento dos seus funcionários e compra de produtos de fornecedores, enquanto que os custos variáveis são os que acontecem eventualmente como os gastos de um novo projeto emergencial.

A separação dos custos permite que o gestor de finanças tenha ainda mais praticidade para organizar o orçamento do estabelecimento. Com esta prática se elimina os riscos de ser pego de surpresa por um custo que não estava dentro do orçamento e que acaba sendo pago atrasado, gerando juros e demais transtornos.

4 – Distribua a Verba Disponível de Acordo Com os Gastos

Chegou a hora de começar a montar a planilha de orçamento. Por isso, comece a fazer a distribuição da verba disponível de acordo com os gastos da empresa, sempre dando preferência para aqueles que estão mais próximos do prazo de vencimento.

Ao cumprir esta etapa, a empresa poderá garantir o pagamento dos seus gastos e deixá-los em dia, o que é fundamental para uma empresa que quer ser respeitada no seu mercado de atuação. Óbvio né, ninguém deseja fazer parte ou comprar de uma empresa que nem as contas consegue pagar, concorda?

5 – Organize a Planilha em um Software Apropriado

Você não quer que todas as informações do seu orçamento se percam ou sejam “vazadas”, não é mesmo? Por isso, para se prevenir invista em um software de planilha apropriado para a sua empresa, que oferece agilidade, dinamicidade, modernidade e muita segurança para manter os seus dados protegidos.

Entre os softwares mais utilizados em ambiente doméstico e empresarial pode-se citar o Excel, que é relativamente simples de mexer, mas muito funcional. Além de ser possível criar gráficos que servem para ilustras as informações da planilha, tornando a sua interpretação mais prática. Também, lembramos que o Excel permite atribuir senha nos arquivos, tornando-os mais seguros.

6 – A Planilha de Orçamento Deve Compreender um Determinado Período de Tempo

Os gastos e receitas da empresa costumam variar, não é verdade? Então, como ocorrem mudanças, o mesmo orçamento não deve ser usado sempre. Portanto, é importante que a planilha de orçamento compreenda um determinado período de tempo, tendo uma data de início e outra de fim.

Não entenda errado o que estamos falando. Você não precisa criar outra “planilha”, mas sim atualizar os dados e alterar os “objetivos/metas”. O esqueleto, a base da planilha, pode permanecer o mesmo, inclusive com as fórmulas. Em razão disso, muitos empresários preferem comprar a planilha, já que o custo é uma única vez.

3 Dicas de Como Usar a Planilha de Orçamento?

A sua planilha ficou pronta e impecável? Pois bem, na próxima etapa é necessário saber como usar as informações que estão em suas mãos e revertê-las em vantagens para a empresa. Aprenda abaixo como usar a planilha de orçamento:

1 – Consulte a Planilha de Orçamento Para Novos Projetos

Um novo projeto será colocado em prática? Inicie consultando a planilha de orçamento, verificando se há capital disponível para investir, do contrário há o risco de o projeto ser executado pela metade.

Veja, isso é o básico, essa é a finalidade principal da planilha de orçamento. Pense, quantos empresários desejariam saber se um produto ou novo negócio tem chances de “ir até o final”? Todos. E a forma de fazer isso é através da planilha de orçamento, porém, alguns relutam, arriscando gastar dinheiro que nem possuem e ir a falência.

2 – Atualize os Dados da Planilha de Orçamento

Atualizar a planilha de orçamento é obrigatório, ainda mais quando você traçar novos objetivos e estratégias. Além disso, todas as novas receitas ou gastos devem ser acrescentados na planilha, uma vez que a omissão de qualquer um deles pode influenciar na gestão das finanças.

3 – Analise a Planilha de Orçamento

É de fundamental importância criar o hábito de analisar a planilha de orçamento, pois isso permite que a empresa saiba se está gastando além do necessário, se precisa investir mais ou cortar gastos.

Você pode ainda utilizar o sistema de gráficos do Excel, comparando rapidamente valores do orçamento entre meses, semanas e até anos, tudo a seu critério. Lembre-se, informação sobre o seu próprio negócio é o que leva o empreendedor ao sucesso!

E você, pronto para utilizar a planilha de orçamento? Comente e cadastre seu e-mail para receber mais dicas!