Está totalmente perdido e não sabe mais quais são as suas despesas ou até mesmo da sua empresa? Veja tudo sobre a planilha de despesas!

Você está com dificuldades para controlar as despesas da sua empresa? Este, definitivamente, é um sinal de que as coisas não estão indo bem e é necessário tomar medidas agora mesmo. Manter o controle dos seus gastos é essencial para que a empresa obtenha um desempenho satisfatório, tendo mais lucratividade do que dívidas.

Há diversos métodos de estabelecer controle sobre as finanças da empresa, dentre eles pode-se citar a elaboração da planilha de despesas, que funciona como um relatório que tem o objetivo de fiscalizar todas as despesas da empresa, desde o pagamento de dívidas até o salário dos funcionários. Esse relatório traz mais organização para o ambiente corporativo, permitindo que as atividades executadas alcancem resultados positivos.

Saber os custos e despesas de uma empresa não é aconselhado apenas para quem está em momentos difíceis, pelo contrário, é ainda melhor para negócios que estão a “todo vapor”, assim, garante-se que não terá problemas futuros quando “bater” de frente com as crises, porque em qualquer negócio existem fases que as vendas e prestação de serviços diminuem.

Independente de a empresa ser de pequeno ou grande porte, fiscalizar as suas despesas é essencial para se manter adimplente, ocupando a sua atenção com o bom atendimento aos clientes e não se desgastando com o acúmulo de dívidas e prejuízos. Portanto, para te ajudar iremos trazer aqui mais informações sobre o que é e como construir a planilha de despesas. Aproveite e se previna!

O Que é a Planilha de Despesas?

A planilha de despesas pode ser definida como um documento que reúne todas as informações sobre as despesas que incidem sobre a empresa, desde as menores até as maiores. Vale ressaltar que este relatório não é uma exclusividade dos ambientes corporativos, pois eles também podem ser adaptados para controlar os gastos pessoais.

O uso da planilha de despesas pressupõe o levantamento de todas as contas que a empresa tem que pagar em um determinado tempo. A partir desta informação é possível estabelecer uma melhor organização e praticidade para que todos os prazos sejam cumpridos, evitando a indesejável “bola de neve” de dívidas, que pode gerar transtornos morais e financeiros.

Se você tem alguma dúvida sobre a importância de controlar as suas despesas, basta procurar um administrador experiente que ele com certeza irá lhe dizer que administrar na “ponta do lápis” os lucros e despesas é o passo número 1 para obter sucesso.

Qual é a Importância da Planilha de Despesas?

Você quer manter as contas do seu estabelecimento em dia e poder investir para melhorar o seu posicionamento no mercado? Então não deixe de colocar em prática a planilha de despesas, pois ela te ajudará a alcançar todas estas metas. Primeiramente, o uso deste relatório trará mais organização para a empresa, não só no setor financeiro, mas em todas as áreas.

A partir do uso da planilha de despesas, será possível identificar se a empresa está operando as atividades dentro do esperado ou se é necessário repensá-las. Além disso, o documento também pode ser consultado para estudar a viabilidade de colocar novos projetos em prática, dessa maneira, o orçamento não corre o risco de ser afetado.

4 Passos Para Fazer a Planilha de Despesas

Saber o que é e quais os benefícios da planilha de despesas não basta para que ela opere milagres na sua empresa, é preciso aprender a construí-la corretamente ou, no mínimo, como alterar um modelo de planilha de despesa para que se amolde perfeitamente a sua empresa.

A construção deste relatório exige o cumprimento de diversas etapas. Sendo assim, acompanhe abaixo como fazer a planilha de despesas:

1 – Faça Uma Lista Com Todas as Despesas da Empresa

Para que a empresa consiga controlar as suas finanças é necessário estar ciente de todas as despesas que possui. Existem casos em que o estabelecimento adquiriu tantas dívidas que no final nem sabe mais o que é que tem que pagar. Para que isso não aconteça com você, a primeira coisa a se fazer é elaborar uma lista com todas as despesas que seu negócio possui.

Para que a sua lista seja mais precisa, o ideal é utilizar as notas ficais e demais tipos de contratos de compras e serviços que foram adquiridos em um determinado período de tempo e que necessitam ser pagos. Reveja a lista para analisar se não está faltando nenhuma despesa. Dessa maneira, a empresa e o seu orçamento não serão pegos de surpresa.

Como todo mundo deseja que sua empresa esteja “por cima dos problemas” é comum não lançar todos os dados, como uma forma de se iludir inconscientemente, não faça isso, considere até os menores gastos, sejam poucos reais ou alguns centavos.

2 – Separe as Despesas Fixas das Variáveis

As despesas fixas são aquelas que a empresa possui todos os meses como, por exemplo, pagamento dos seus funcionários, água, telefone, fornecedores, internet, aluguel de locação do espaço, etc. Já as despesas variáveis são aquelas que não acontecem mensalmente, como é o caso do reparo de máquinas ou reformas, aquisição de novos suprimentos, entre outros.

Recomenda-se que a separação das despesas fixas das variáveis seja feita manualmente e posteriormente transferida para a planilha. Cada uma destas informações precisa ocupar uma coluna específica. Dessa maneira, fica mais fácil para a empresa analisar se está tendo gastos que condizem com a sua realidade ou se eles estão acima do orçamento previsto.

3 – Elenque as Despesas Por Valor e Prazo de Vencimento

Sabe aquela conta com valor baixo, que deixou de ser paga e causou o maior transtorno na empresa? Então, isso não pode voltar a acontecer, pois prejudica o andamento das atividades e consequentemente o seu lucro. Por isso, separe as despesas, distinguindo-as por valor e prazo de vencimento.

Para manter as contas da empresa em dia coloque na planilha as despesas que possuem menor valor e estão mais próximas da data de vencimento. Por fim, disponha as contas mais caras e que estão distante do prazo de pagamento. Dessa maneira a empresa pode se preparar com antecedência para arcar com as despesas, “segurando” o dinheiro necessário para saná-las.

4 – Use um Software Apropriado

A planilha de despesas concentra um grande volume de informações sigilosas e precisa trazer praticidade para a empresa. Por isso, é de fundamental importância utilizar um software de planilhas e que seja seguro para a empresa, mas ao mesmo tempo seja moderno e fácil de utilizar.

Caso seu negócio seja de pequeno porte, você poderá encontrar diversos softwares para lançamento de dados ou até mesmo planilhas ‘simples’, tudo de forma gratuita. Contudo, supondo que sua empresa tenha bastante volume de despesas, sugiro adquirir um software ou comprar uma planilha de qualidade, criada por um especialista, como as aqui encontradas.

Quando se fala em software de construção de planilhas, o Excel é um dos mais citados, pois é prático para mexer, barato para manter e permite que o gestor faça diversas adaptações. Porém, também há outras plataformas no mercado, além de aplicativos que se atualizam automaticamente. Escolha a ferramenta que seja mais compatível com as necessidades do estabelecimento!

3 Dicas de Como Usar a Planilha de Despesas?

Captar e agrupar todas as informações na planilha já é meio caminho andado para organizar as finanças da empresa, mas os bons resultados podem se multiplicar se você aprender como utilizar a planilha de despesas do modo correto. Acompanhe abaixo:

1 – Analise a Planilha de Despesas

Sim, a planilha de despesas serve para trazer organização para o setor financeiro da empresa, mas ela também pode acrescentar outros benefícios. Por isso, é recomendado analisar o relatório para constatar se todas as contas estão em dia ou a  empresa está inadimplente no mercado, se é necessário cortar gastos ou aumentar os investimentos.

2- Use Gráficos Para Acompanhar o Desempenho da Empresa

A intenção da planilha também é poupar o seu tempo para gastá-lo de maneira mais proveitosa. Portanto, para não ter que ficar lendo e interpretando a planilha a todo o momento, uma boa dica é montar gráficos baseados nas informações que estão dispostas nela.

Através das planilhas compradas, muitas vezes os gráficos são “criados” automaticamente, bastando lançar as informações para poder visualizar gráficos em forma de “pizza” ou de “barras”, são boas formas de analisar rapidamente o conteúdo.

Os gráficos são ferramentas que otimizam a interpretação da planilha, além disso, também podem ser utilizados durante as reuniões empresarias para ilustrar o desempenho do setor financeiro nos últimos meses. Garanto que isso deixará seu chefe entusiasmado! (rsrs).

3- Atualize a Planilha Com Frequência

A planilha de despesas tem que compreender um determinado período de tempo, que pode ser definido de acordo como o fluxo de informações financeiras da empresa. Sendo assim, se todas as semanas são feitos novos investimentos, o ideal é que a atualização ocorra semanalmente. O intervalo de atualização não deve ser maior do que quinze dias, pois do contrário os dados podem se perder e influenciar nos resultados finais.

Que tal ter sua própria planilha de despesas e melhorar seu negócio? Comente e cadastre seu e-mail para receber mais dicas!