A base de qualquer decisão, seja ela financeira ou não, é a obtenção de informações. E na pequena empresa não é diferente, para que o empresário tenha maior segurança ao tomar suas decisões de compra, de obtenção de crédito ou de desconto de duplicatas ele precisa de informações confiáveis. É aqui que entra uma boa Planilha de Fluxo de Caixa.

Como no exemplo de um empresário que antecipa seus recebimentos por cartão de crédito no banco pagando 2% e ao mesmo tempo tem dinheiro disponível no banco rendendo menos do que 1%. Muitos fazem isso por não terem conhecimento do seu fluxo de caixa. Se o empresario pode prever como estará o seu caixa em cada dia do mês fica bem mais fácil tomar as decisões financeiras do negócio.

O que é fluxo de caixa

O controle financeiro é uma das funções mais complexas para as empresas, pois é uma área estratégica em toda organização. Por isso, as empresas utilizam diversas ferramentas para o controle financeiro e uma dessas ferramentas é o fluxo de caixa.

Pois, é por meio do fluxo de caixa que as empresas obtêm o controle de suas movimentações financeiras. Portanto, o fluxo de caixa é um instrumento para controle e informações de todas as movimentações financeiras de entradas e saídas em um determinado período.

Compõe o fluxo de caixa contas a pagar, contas a receber, saldos de aplicações e outros. A grande função do fluxo de caixa é gerir a movimentação de recursos, identificando sobras e as faltas de capital.

Dessa forma, a empresa terá melhor condições de acompanhar seu desempenho financeiro. O acompanhamento das finanças deve ser diário e para as empresas que possuem movimentações financeiras mais extensas exigem um fluxo de caixa quinzenal, semanal e mensal.

Sendo que o acompanhamento deverá ser realizado com períodos mais curtos, que torna o controle mais eficiente. Com isso, um fluxo de caixa que foi elaborado de forma eficiente é uma ótima ferramenta para diversas funções financeiras: taxas de juros elevadas, alto custo do crédito e etc.

Vantagens do Fluxo de Caixa

Manter e controlar um fluxo de caixa apresenta as seguintes vantagens:

• O planejamento e controle das entradas e saídas em determinado período.
• Avaliação das contas a receber se serão suficientes para compras futuras.
• Auxílio para que o administrador tome providências sobre a falta ou excesso de recursos.
• Observar se a empresa terá recursos para trabalhar com folga ou trabalhará no aperto.
• Verificar as estratégias de vendas da empresa.
• Verificar a capacidade dos recursos financeiros próprios e a necessidade de empréstimos.
• Verificar o recebimento e sua suficiência para cobrir gastos.
• Verificar a necessidade de redução ou aumento de preços.
• Avaliar a capacidade de pagamentos da empresa.
• Elaborar um relatório do fluxo financeiro não é uma tarefa complexa, a manutenção do fluxo de caixa exige dados confiáveis e atualizados.

Com isso, é importante manter um controle eficiente de contas a pagar, a receber, aplicações financeiras e outros.

ENTRADAS Na Planilha de Fluxo de Caixa

• Vendas a Vista
• Duplicatas
• Cheques Pré-datados.
• Total das Entradas (A)

SAÍDAS Na Planilha de Fluxo de Caixa

• Fornecedores
• Aluguel
• Energia
• Telefone
• Salários
• Previdência Social
• FGTS
• SIMPLES
• Pró-Labore
• Fretes
• Combustível
• Manutenção de Veículos
• Material Limpeza
• Despesas c/ viagens
• Pgto. Empréstimo
• Contador
• Lanches/refeição
• Outros

SALDO Na Planilha de Fluxo de Caixa

• Total das Saídas (B)
• Saldo do Dia (A-B)
• Saldo do Dia Anterior
• Saldo Atual

Análise do Fluxo de Caixa

Para que o fluxo de caixa seja um instrumento eficiente é necessário que as empresas tenham bastante disciplina, pois atualizando os dados constantemente, pois são dados necessários para tomada de decisões e avaliação da saúde financeira da empresa.

Para isso o luxo de caixa deve estar organizado e que contenha todos os registros das movimentações financeiras e que possibilite a visualização do lucro, dando uma ideia dos produtos que dão lucro e os produtos que não dão lucro.

Além disso, o fluxo de caixa poderá ser importante também para avaliar alguns aspectos da gestão como:

Verificar se a falta de recursos pode afetar as estratégias da empresa, observando os fatores: negociação com fornecedores, implantar a gestão do capital de giro; entre outras decisões que são importantes para a empresa e que podem ser avaliadas a partir da análise do fluxo de caixa.

Com isso, é importante montar um fluxo de caixa eficiente, abaixo veremos algumas dicas sobre a elaboração do fluxo de caixa:

Dicas para elaboração de um fluxo de caixa

Preparar um fluxo de caixa não é difícil, porém, o controle deve ser desenvolvido de forma organizada para que o fluxo de caixa seja um documento confiável, sem projeções que sejam superestimadas ou subestimadas, sem a previsão de alguns custos ou despesas.

Para elaboração do fluxo se faz necessário algumas informações para um período definido:

• Previsão de vendas

A previsão de vendas considera vendas do mesmo período no ano anterior.

A previsão com base nas vendas passadas deve considerar também expectativas de crescimento, períodos de sazonalidades de acordo com fatores externos ou internos, como: período do ano e estações, fatores econômicos, sociais, fenômenos da natureza, projetos de marketing e outros.

Sendo que os fatores dependerão da natureza do produto ou serviço que a empresa oferece.

• Previsão de compras e pagamento dos fornecedores

As compras devem ter uma relação direta com a quantidade que será produzida ou vendas. Evitando que a empresa trabalhe com excesso ou com a falta de estoques.

A previsão de compras deve considerar:

• Consumo da matéria-prima de produtos ou serviços.
• Custo das mercadorias vendidas – CMV.
• Contas a receber – o controle de contas a receber contem diversas informações sobre transações com clientes, como:
• Cheques, cartões de crédito, duplicatas e outros.

Essas informações darão condições de analisar os fatores: Inadimplência e atraso de pagamentos e valores que efetivamente podem ser registradas como entradas de caixa e como esses valores impactarão nas contas a pagar.

• Compromissos a pagar

esse registro serve para analisar quais os compromissos que a empresa tem em curto e longo prazo com fornecedores, financiamentos e despesas como folha de pagamentos, despesas operacionais e outros.

Disponibilidades financeiras- as disponibilidades financeiras no período considerado devem ser levantadas, considerando o dinheiro em caixa, cheques, aplicações financeiras e etc.

Planilhas De Fluxo De Caixa

As planilhas de fluxo de caixa devem possuir informações relevantes para a tomada de decisões e para isso deve contar com contas de entradas, saídas e formação de lucros e resultados.

Vejamos um exemplo:

Planilha para projeção de fluxo de caixa

Entradas

• Recebimento de vendas
• Contas a receber
• Outros recebimentos

Saídas

• Pagamento de compras
• Fornecedores
• Folha de pagamentos
• INSS
• FGTS
• Retirada dos sócios
• Impostos s/vendas
• Aluguéis
• Energia elétrica
• Telefone
• Serviços contábeis
• Combustíveis
• Despesas com veículos
• Manutenção em equipamentos
• Despesas diversas
• Férias
• 13º salário
• Rescisão
• Empréstimos bancários
• Financiamentos
• Despesas financeiras
• Pagamentos de empréstimos

Para o item despesas diversas ou despesas operacionais a empresa deve considerar o que para o seu negócio podem ser consideradas despesas operacionais e criar categorias.

Dessa forma a empresa terá planilhas auxiliares com a criação de categorias.

Vejamos o exemplo:

Planilhas auxiliares

Categoria

• Internet – Internet banda larga
• Serviços – consultoria financeira
• Material escritório – tinta para impressora
• Internet – site e domínio
•  Serviço – palestra recursos humanos
• Consumo – energia elétrica

Empresas de todos os portes trabalham com centros de lucros e custos.

Os centros de custos permite que as empresas identifiquem quais são os departamentos as atividades geradoras de custos e despesas.

E ainda os centros de lucros que consiste em criar grupos de receitas de diversas categorias e assim identificar quais atividades geram mais lucros para a empresa, mas aí já é assunto para outro artigo. 🙂