Todo o empreendimento que trabalha com o comércio deve contar com um estoque, afinal de contas é necessário suprir as necessidades do consumidor quando os produtos que estão expostos acabam. Ao compor um estoque é de fundamental importância ter controle sobre os produtos que estão armazenados, pois dessa maneira fica mais fácil de saber quando reabastecer a empresa.
Para realizar este procedimento é preciso encontrar um método que atenda as reais necessidades da instituição.
Uma das principais formas de aplicar o controle de estoque é através da criação de uma planilha, este documento permite que todos os dados sejam elencados como, por exemplo, quantidade de mercadorias estocadas, marca de cada item, data de validade, tipo de produto, entre outras coisas. A partir das informações que serão obtidas através deste processo a empresa poderá se nortear com maior praticidade, evitando que as mercadorias fiquem em falta.
A elaboração de uma planilha para controle de estoque é bastante simples, porém, exige certo trabalho de organização para coletar todos os dados. Para te ajudar, iremos trazer aqui dicas de como fazer controle de estoque. Confira abaixo:
1 – Para que serve o controle de estoque
Antes de montar um controle de estoque é necessário compreender de fato qual é a sua importância. Este procedimento é fundamental para que o negócio possa controlar o quanto terá de investir na compra de novos produtos, quais mercadorias têm mais saída e dão lucro para o empreendimento. Tendo em mente estas informações é possível saber quais são os itens que os consumidores mais compram e posteriormente investir mais nestes artigos.
A partir do controle de estoque o negócio ficará mais organizado, de modo que as atividades de compra e abastecimento tornem-se mais práticas, evitando investimentos desnecessários, ‘’encalhamento’’ de mercadorias e consequentemente eventuais prejuízos. Sendo assim, para que este tipo de situação não ocorra é preciso que o controle seja revisto com frequência, fazendo com que as informações listadas sejam atualizadas.
- O controle de estoque ajuda a manter a organização da empresa;
- Através deste processo é possível saber quais os produtos que entram e saem do negócio;
- Controlar o estoque auxilia a descobrir quais mercadorias são de interesse do consumidor;
2 – Quais os métodos utilizados para fazer controle de estoque
Atualmente com a evolução da tecnologia é possível encontrar diversos métodos que permitem fazer o controle de estoque, desde os mais simples até os mais completos, ofertando diversas alternativas aos negociantes. O sistema escolhido deve ser aquele que mais se adequa às necessidades da empresa e que traz mais praticidades para as consultas que terão de ser feitas cotidianamente.
Entre os métodos mais utilizados para se fazer o controle de estoque pode-se mencionar a elaboração de planilhas, que é considerado um dos modos mais eficazes. Neste caso, o documento tem que ser produzido no computador e estar integrado a um sistema que permita que a consulta seja feita de forma dinâmica e prática.
Outra maneira de fazer este processo é através de máquinas onde se registram os produtos por código de barra, fazendo com que todos os itens fiquem armazenados no sistema, assim à medida que cada artigo for sendo vendido, esta informação será acrescentada na plataforma.
- Existem sistemas manuais para controlar o estoque;
- Plataformas tecnologias permitem um controle amplo do estoque;
- Deve-se escolher um método que compreenda as necessidades da empresa;
3 – Quais informações coletar para fazer controle de estoque
Para conseguir montar um controle de estoque adequado é preciso saber como e quais informações coletar para colocar no documento. Portanto, saiba que deve-se fazer um levantamento de todos os dados que envolvem a compra e saída dos produtos que são comercializados pelo negócio. Dentre as principais coisas serem feitas é verificar qual a quantidade de cada item que é adquirido e o quanto de cada um costuma ser comercializado.
É importante analisar também a data de validade dos produtos, pois assim evita-se que eles passem da data de vencimento e acabem gerando prejuízos. Além disso, é importante coletar a quantidade de mercadoria que saem por dia ou por semana, dessa maneira pode-se dar preferência para aquelas que são mais vendidas e evitar as não tem procura.
- Colete todos os dados que envolvem a entrada e saída de produtos do estoque;
- Verifique qual a quantidade de produtos que entram na empresa;
- Pesquise quais produtos tem maior saída de estoque;
4 – Comece fazendo fichas de estoque
Para começar a fazer o controle o ideal é construir fichas de estoque, a partir deste processo é possível organizar de maneira bastante meticulosa cada setor que envolve os produtos comercializados pela empresa. Portanto, a primeira coisa a ser feita é separar todas as mercadorias por categoria como, por exemplo, tipo, marca, preço, entre outras peculiaridades.
Após fazer esta seleção, é preciso colocar todas as informações coletadas na fichas. A vantagem de fazer este procedimento é que na hora de criar o documento único de controle de caixa será possível ter uma noção exata de tudo que está armazenado na empresa, reduzindo as possibilidades de erros e consequentemente evitando prejuízos. Além disso, é importante ressaltar que as fichas deverão ser atualizadas com frequência.
- As fichas de estoque ajudam a categorizar os produtos;
- Este procedimento diminui os riscos de erros;
- As fichas devem ser atualizadas;
5 – Controle a entrada de produtos
Um dos pontos essenciais para fazer o controle de estoque é estudar o quanto de produto entra no negócio. Tendo esta informação em mãos pode-se saber de que forma abastecer o negócio, analisar qual a perspectiva de venda para a semana ou mês, de modo a traçar as estratégias de venda.
O controle deve ser feito de modo a levar em consideração todos os tipos de mercadorias que foram adquiridas, a quantidade e a marca de cada uma delas, qual o preço unitário dos artigos, entre as questões que podem ser relevantes dependendo do tipo de negócio que se têm. É importante lembrar que este processo deve ser feito sempre que a empresa receber as entregas dos fornecedores.
- Faça o controle de todos os produtos que entram no estoque;
- A partir do controle dos itens que chegam ao estoque é possível abastecer o negócio;
- Estas informações devem ser atualizadas sempre que uma nova entrega chegar;
6 – Controle a saída de produtos
Além da entrada também é necessário controlar a saída de produtos, uma vez que as informações advindas deste processo são capazes de orientar o empresário em diversas questões. Todas as mercadorias que forem colocadas nas prateleiras devem ser listadas no relatório, conforme elas forem sendo vendidas também devem ser anotadas. A partir daí será possível verificar qual a quantidade de itens que ainda estão disponíveis para reabastecer o negócio.
Tendo todas as informações de saída de produtos pode-se saber quando terá de ser feita a nova compra de mercadorias, qual a quantidade a ser adquirida e principalmente quais são os artigos que o consumidores mais compram, assim se pode dar maior atenção ao abastecimento só destes itens, o que pode aumentar o lucro da empresa.
- Faça um controle da saída dos produtos;
- Liste quais as mercadorias que são expostas na loja;
- Verifique quais artigos atraem mais os clientes;
7 – Como fazer o controle de estoque
Para fazer o controle de estoque depois de coletar todas as informações ditas anteriormente, é preciso utilizar um programa de computador para elencar todos os dados obtidos. Primeiramente, deve-se criar uma tabela, onde no lado horizontal o nome do produto, na vertical coloca-se a marca e quantidade disponível em estoque. Realize o procedimento com todas as mercadorias.
Utilizando as ferramentas do sistema onde os dados são colocados é indicado criar uma espécie de checklist, dessa maneira as informações podem ser consultadas como dinamismo que houver necessidade. Além disso, há possibilidade de os produtos serem analisados por categoria, tornando mais prático o trabalho de quem é responsável pelo estoque do empreendimento.
- Utilize um programa de computador para controlar o estoque;
- Disponha os produtos em tabelas e colunas;
- Crie sistemas de checklist para agregar mais praticidade ao trabalho;
8 – Qual o melhor software para fazer controle de estoque
Entre os principais softwares utilizados para fazer o controle de estoque está o Excel que é um programa integrado ao sistema operacional Microsoft, que é de fácil compreensão e oferece diversas ferramentas que podem tornar este processo mais prático e dinâmico.
Outra opção de software para esta atividade é o TagComércio que é fornecido de maneira gratuita, bastando baixar do site oficial e instalar. A vantagem deste programa é fato de ofertar ferramentas mais modernas e eficazes, que ajudam a exercer o controle dos produtos nos mínimos detalhes. Se a empresa for de grande porte, o mais recomendado é encomendar um programa de computador específico e que atenda as suas necessidades.
- Pesquise quais os programas para este tipo de tarefa;
- Crie sistemas dinâmicos para controlar as informações;
- Escolha um programa que esteja adequado as suas necessidades;
