Quer saber se você pode ou não investir em algo com os recursos da sua empresa? Tenha uma planilha de orçamento para fazer certo.
A sua empresa está gastando mais do que a sua realidade financeira permite? Esta situação possivelmente está acontecendo devido ao fato de não trabalhar com um orçamento, o que é extremamente prejudicial, uma vez que não se sabe quais são os valores disponíveis para investir e os limites com que isto deve ser feito.
E sejamos honestos, não é nada “difícil” fazer um orçamento ou uma planilha de orçamento, concorda? E garanto, facilitará um monte.
Toda a empresa, de pequeno ou grande porte, deve se basear em um orçamento para colocar as suas atividades em prática. Para promover o controle das finanças do estabelecimento, o ideal é fazer a planilha de orçamento, que traz muito mais praticidade e organização para o setor financeiro, evitando que ocorram gastos acima do permitido.
A elaboração da planilha de orçamento não é nada complexa, basta colher as informações certas, agrupá-las e depois aprender como usá-las a seu favor. Devido à importância que a planilha de orçamento tem, montamos um texto exclusivo tratando sobre o assunto, confira!
O Que é Planilha de Orçamento?
Vamos iniciar pelo o que é a planilha de orçamento. A planilha de orçamento é um documento construído com base na verba disponível na empresa e o destino que será dado para ela. Este relatório tem como objetivo trazer mais organização para o setor financeiro, por isso ele é bastante detalhado, fazendo com que as informações fiquem claras e fáceis de interpretar.
Quando você estiver elaborando a planilha de orçamento, não pense que está te dando trabalho, mas sim que irá facilitar o seu trabalho, diminuirá o tempo gasto e o dispêndio de esforço, acredite, é isso mesmo que acontecerá.
Os dados da planilha de orçamento revelam as receitas geradas pela empresa e os seus gastos mensais, que são informações imprescindíveis para montar o orçamento a ser seguido em um determinado período de tempo.
Além disso, vale ressaltar que a planilha também pode ser feita para um projeto específico, em que são levantados os valores necessários e o quanto a empresa pode investir para colocá-lo em prática.
Quais os Benefícios de Usar a Planilha de Orçamento?
A sua empresa começou um novo projeto e teve que interrompê-lo na metade, causando o maior transtorno? Pois bem, nada disso teria acontecido se antes de qualquer coisa você tivesse feito a planilha de orçamento. Sem dúvidas, o uso desse relatório traz uma série de benefícios, sendo a organização financeira e a maior probabilidade de sucesso na concretização de estratégias as principais.
Ao elaborar a planilha de orçamento a empresa terá plena consciência das suas finanças, sabendo a quantia de dinheiro que possui no seu caixa e o quanto pode gastar sem se comprometer, ou seja, sem deixar de arcar com os pagamentos dos funcionários e demais despesas que são essenciais para a sua sobrevivência no mercado.
E você se perguntando, por que paga um contabilista e arca com custos de todo um setor administrativo/financeiro na sua empresa? (rsrs) Não vamos exagerar, eles continuam sendo importantes.
6 Passos Para Fazer a Planilha de Orçamento?
A planilha de orçamento basicamente necessita de todas as informações relacionadas ao setor financeiro da empresa, uma tarefa relativamente simples, mas que deve ser feita com muita atenção. Se você é o responsável por gerir as finanças do seu negócio é mais fácil, mas mesmo assim acompanhe abaixo como fazer a planilha de orçamento:
1 – Faça um Estudo de Todas as Receitas Que a Empresa Recebe
Muitas empresas cometem o erro de gastar mais do que podem, justamente porque não sabem o valor total disponível em seu caixa, sendo uma verdadeira bagunça. Assim o seu ponto de partida para elaborar a planilha de orçamento é fazer um estudo de todas as receitas que a empresa recebe, ou seja, todas as quantias em dinheiro que entram no caixa.
Neste caso, para que o estudo seja mais preciso, pode-se fazer uso de notas fiscais e demais documentos que evidenciem que determinado valor foi recebido pela empresa, contudo, é claro que existirão valores que não estarão computados em documentos, mas estes devem ser lançados.
Essa etapa é uma das mais importantes, uma vez que irá nortear todo o planejamento financeiro do estabelecimento, por isso, faça-o com o máximo de cautela.
2 – Faça um Levantamento de Todos os Custos da Empresa
Depois de saber o quanto a empresa recebe em dinheiro é o momento de questionar o quanto ela deve, infelizmente. Portanto, faça um levantamento de todos os custos da empresa, e quando digo todos são todos mesmo, desde os menores até os mais altos. Nesta etapa, também é possível se basear na análise de documentos que indiquem compras e demais dívidas do estabelecimento.
Todos os custos da empresa precisam ser levantados e descritos na planilha. Para ajudar na organização, o ideal é que sejam listadas antes as contas com valor menor e que estão mais próximas do vencimento. Já as dívidas mais altas e com vencimento distante pode ser dispostas no final da tabela.
3 – Separe os Custos Fixos dos Variáveis
Os custos fixos são aqueles que a empresa tem todos os meses como, por exemplo, o pagamento dos seus funcionários e compra de produtos de fornecedores, enquanto que os custos variáveis são os que acontecem eventualmente como os gastos de um novo projeto emergencial.
A separação dos custos permite que o gestor de finanças tenha ainda mais praticidade para organizar o orçamento do estabelecimento. Com esta prática se elimina os riscos de ser pego de surpresa por um custo que não estava dentro do orçamento e que acaba sendo pago atrasado, gerando juros e demais transtornos.
4 – Distribua a Verba Disponível de Acordo Com os Gastos
Chegou a hora de começar a montar a planilha de orçamento. Por isso, comece a fazer a distribuição da verba disponível de acordo com os gastos da empresa, sempre dando preferência para aqueles que estão mais próximos do prazo de vencimento.
Ao cumprir esta etapa, a empresa poderá garantir o pagamento dos seus gastos e deixá-los em dia, o que é fundamental para uma empresa que quer ser respeitada no seu mercado de atuação. Óbvio né, ninguém deseja fazer parte ou comprar de uma empresa que nem as contas consegue pagar, concorda?
5 – Organize a Planilha em um Software Apropriado
Você não quer que todas as informações do seu orçamento se percam ou sejam “vazadas”, não é mesmo? Por isso, para se prevenir invista em um software de planilha apropriado para a sua empresa, que oferece agilidade, dinamicidade, modernidade e muita segurança para manter os seus dados protegidos.
Entre os softwares mais utilizados em ambiente doméstico e empresarial pode-se citar o Excel, que é relativamente simples de mexer, mas muito funcional. Além de ser possível criar gráficos que servem para ilustras as informações da planilha, tornando a sua interpretação mais prática. Também, lembramos que o Excel permite atribuir senha nos arquivos, tornando-os mais seguros.
6 – A Planilha de Orçamento Deve Compreender um Determinado Período de Tempo
Os gastos e receitas da empresa costumam variar, não é verdade? Então, como ocorrem mudanças, o mesmo orçamento não deve ser usado sempre. Portanto, é importante que a planilha de orçamento compreenda um determinado período de tempo, tendo uma data de início e outra de fim.
Não entenda errado o que estamos falando. Você não precisa criar outra “planilha”, mas sim atualizar os dados e alterar os “objetivos/metas”. O esqueleto, a base da planilha, pode permanecer o mesmo, inclusive com as fórmulas. Em razão disso, muitos empresários preferem comprar a planilha, já que o custo é uma única vez.
3 Dicas de Como Usar a Planilha de Orçamento?
A sua planilha ficou pronta e impecável? Pois bem, na próxima etapa é necessário saber como usar as informações que estão em suas mãos e revertê-las em vantagens para a empresa. Aprenda abaixo como usar a planilha de orçamento:
1 – Consulte a Planilha de Orçamento Para Novos Projetos
Um novo projeto será colocado em prática? Inicie consultando a planilha de orçamento, verificando se há capital disponível para investir, do contrário há o risco de o projeto ser executado pela metade.
Veja, isso é o básico, essa é a finalidade principal da planilha de orçamento. Pense, quantos empresários desejariam saber se um produto ou novo negócio tem chances de “ir até o final”? Todos. E a forma de fazer isso é através da planilha de orçamento, porém, alguns relutam, arriscando gastar dinheiro que nem possuem e ir a falência.
2 – Atualize os Dados da Planilha de Orçamento
Atualizar a planilha de orçamento é obrigatório, ainda mais quando você traçar novos objetivos e estratégias. Além disso, todas as novas receitas ou gastos devem ser acrescentados na planilha, uma vez que a omissão de qualquer um deles pode influenciar na gestão das finanças.
3 – Analise a Planilha de Orçamento
É de fundamental importância criar o hábito de analisar a planilha de orçamento, pois isso permite que a empresa saiba se está gastando além do necessário, se precisa investir mais ou cortar gastos.
Você pode ainda utilizar o sistema de gráficos do Excel, comparando rapidamente valores do orçamento entre meses, semanas e até anos, tudo a seu critério. Lembre-se, informação sobre o seu próprio negócio é o que leva o empreendedor ao sucesso!
E você, pronto para utilizar a planilha de orçamento? Comente e cadastre seu e-mail para receber mais dicas!
