Sabe como utilizar as planilhas prontas? Como conseguir? Descubra aqui!

Você já fez uso de planilhas alguma vez na sua vida? Se a resposta é sim, provavelmente sabe o quanto esta ferramenta é essencial para se organizar no meio corporativo ou no campo pessoal. Agora, caso nunca tenha chegado perto desse tipo de relatório, está perdendo toda a praticidade que ele poderia lhe proporcionar.

As planilhas podem ser utilizadas para controlar praticamente todo o tipo de informações como, por exemplo, entrada e saída de produtos do estoque, fluxo de caixa, custos operacionais, finanças pessoais, entre outras coisas. Porém, mesmo ciente dos benefícios do uso das planilhas, há quem “fuja” delas por achar que é muito difícil de elaborá-las. Você se enquadra nessa situação? Acredite, a solução pode ser a compra ou download de planilhas prontas, as quais costumam ter preços bem atraentes, isso quando não são encontradas gratuitamente.

Contudo, mesmo em se tratando de planilhas prontas é preciso tomar algumas precauções para adquirir um documento que realmente compreenda as suas necessidades e aprender a usá-la do modo mais adequado. Portanto, vamos trazer aqui valiosas informações sobre planilhas prontas. Aproveite!

O Que São Planilhas Prontas?

As planilhas prontas não vêm com todas as informações que você precisa para exercer o controle sobre uma determinada área da sua empresa ou da vida pessoal. O foco dessas planilhas é oferecer a estrutura necessária para controlar uma atividade ou finanças, ou seja, você terá de inserir novas colunas, células, talvez até mesmo fórmulas/funções para que consiga atingir todo seu objetivo, ela será tão somente um “esqueleto” para sua planilha final.

As planilhas prontas podem ser baixadas ou compradas em sites especializados na confecção de planilhas. Há basicamente duas maneiras de adquirir uma planilha pronta, podendo ser solicitado a confecção do documento a partir das suas características e particularidades ou optar pelo modelo que mais se encaixa à sua necessidade. Depois de obter o relatório é só inserir os dados e acrescentar/alterar o que for preciso, muito prático, não?

Por Que Adquirir Uma Planilha Pronta?

Você não sabe como construir uma planilha do modo correto ou precisa seguir um modelo padronizado? Então, as planilhas prontas são a solução para os seus problemas. Primeiramente, este documento irá trazer mais organização e praticidade, uma vez que as categorias já vêm separadas, basta incluir os dados que estão sob a sua posse e alterar/incluir o que faltar, não precisando começar “do zero”.

O uso da planilha pronta também ajuda a poupar tempo, pois você não precisará se dar o trabalho de construir a estrutura do relatório sempre que precisar usá-lo. Além disso, todas as planilhas tornam-se padronizadas, o que facilita a análise e interpretação dos dados. Basicamente, com uma planilha pronta há o ganho de praticidade, tempo e organização!

Adquirir uma planilha pronta significa poupar trabalho de começar uma desde o zero. Além disso, quando se consegue uma planilha pronta, por mais que você acrescente novos dados e até mesmo algumas funções novas, dificilmente acontecerá aquela coisa chata de, no final, aparecer uma mensagem de ERRO nas colunas/células em razão de qualquer mínimo dado incorreto ao lançar as fórmulas.

Acredite, o que mais “estressa” um criador de planilhas é quando ele termina tudo e percebe que aconteceu algum erro, ai vem o grande problema: Onde está o erro? O Excel raramente específica qual foi o erro cometido, sendo necessário revisar praticamente toda a planilha, é isso que você quer? Acho que não.

Como Conseguir Uma Planilha Pronta?

As planilhas prontas podem ser conseguidas de diferentes formas, sendo assim, para que não haja erros na sua escolha, é de fundamental importância analisar qual a sua necessidade e o que se pretende com um modelo de relatório previamente construído. Por isso, acompanhe abaixo como conseguir uma planilha pronta.

1 – Por Que Você Precisa da Planilha Pronta

Antes de qualquer coisa, é importante que você defina por que precisa da planilha pronta, esta etapa é fundamental para escolher o modelo que mais compreende às suas necessidades. Por isso, comece analisando qual é a situação atual da sua empresa ou das suas finanças pessoais, analise qual é a carência mais latente na atualidade.

Alguns dos motivos mais comuns que levam as pessoas a recorrer a planilha pronta é não saber como confeccioná-la, querer padronizar a elaboração de documentos desta natureza, poupar tempo e dinheiro, garantir a eficácia da composição e interpretação das informações dispostas nas tabelas.

2 – Defina o Tipo de Planilha Pronta

Depois de descobrir porque você pretende usar uma planilha pronta, é necessário definir que tipo de relatório deve ser usado. Neste caso, é importante analisar o que tem que ser controlado. Por exemplo, em um ambiente corporativo, pode-se usar planilha financeira, de fluxo de caixa, de custos de operações ou despesas. Já se a planilha é para o uso pessoal, torna-se possível utilizar o modelo de orçamento familiar, controle de finanças pessoais, contas a pagar, etc.

É importante que você análise a planilha pronta antes de “comprar”, caso opte por comprar uma planilha, é claro. Empresas que desenvolvem planilhas, como é o caso da nossa, oferecem para você um suporte exclusivo, bem como, fornecendo uma “prévia” da planilha, para que você possa ter uma noção do que irá encontrar.

A partir da definição do modelo de relatório, você encontrará mais facilidade para adquirir a planilha pronta correta para a sua necessidade, uma vez que poderá procurar por tabelas que se assemelham às suas características ou mesmo solicitar o desenvolvimento de um documento personalizado.

3 – Baixe a Planilha Pronta

Um dos métodos mais simples e rápidos para quem está precisando com urgência de uma planilha pronta é baixá-la. Você encontrará diversos sites que oferecem modelos básicos de planilhas, basta selecionar o documento que irá desempenhar a função que você precisa. Antes de sair fazendo download por aí, analise se a planilha está de acordo com as informações que serão controladas.

Porém, caso você deseje algo realmente de qualidade, que supra suas necessidades de forma mais complexa e em magnitude, prepare-se para comprar uma planilha, raramente os modelos grátis irão ser de tamanha qualidade como você espera.

Além disso, é de fundamental importância verificar se a fonte em que o download será realizado é segura, se irá permitir que sejam geradas novas planilhas e feitas as alterações caso haja necessidade . Afinal de contas, vamos combinar, você perderá muito tempo se tiver que baixar uma planilha sempre que necessitar construir um novo documento, não é mesmo?

4 – Encomende a Planilha Pronta

Se você dispõe de mais tempo e verba, uma segunda alternativa é recorrer às planilhas prontas encomendadas. Dessa maneira, o documento é construído e moldado levando em consideração todas as suas características. Essa opção é ideal para as empresas de médio ou grande porte que precisam padronizar os modelos de planilhas utilizados.

Neste caso, para encomendar a planilha pronta é preciso passar ao desenvolvedor o que será controlado para que o esqueleto da tabela seja montado. Além disso, o documento irá demorar um pouco mais para ficar pronto.

Como Usar a Planilha Pronta?

Você baixou ou comprou a sua planilha pronta, mas e agora, o que fazer com ela? A partir do momento em que a estrutura da tabela já está montada, torna-se mais fácil realizar o preenchimento. Contudo, ainda assim é preciso tomar alguns cuidados para que o processo seja realizado do modo correto. Acompanhe abaixo como usar a planilha pronta:

1 – Faça o Levantamento dos Dados

Conforme já foi dito anteriormente, as planilhas prontas só vêm com a estrutura construída, o restante é por sua conta. Por isso, faça um levantamento de todos os dados que deverão compor as planilhas. Por exemplo, se o documento irá promover o controle do fluxo de caixa da empresa, é preciso verificar a quantia de dinheiro que entra e que saia do caixa, bem como a frequência.

2 – Preencha a Planilha

Esta parte é relativamente mais simples, basta pegar os dados levantados e ir distribuindo-os na planilha de acordo com as colunas e descrições que já foram fixadas. Não se esqueça de checar se as informações estão conferindo, pois do contrário a sua análise e interpretação podem ser afetadas.

Além disso, confira sempre a quantidade de colunas e células, caso falte colunas não se preocupe, você poderá facilmente adicionar novas colunas.

3 – Altere a Planilha se For Necessário

Ao recorrer ao uso de planilhas prontas, é de fundamental importância selecionar um modelo que seja flexível, ou seja, que possa ser alterado de acordo com as suas necessidades sem perder a estrutura original. Portanto, caso seja preciso incluir novas informações, basta inserir mais colunas e células.

Mas, caso você não tenha muitos conhecimentos no uso de planilhas, procure não mexer muito na sua estrutura para não desconfigurar. Para que a planilha seja eficiente e produza bons frutos, mantenha sempre atualizada. Após acrescentar um novo dado, não se esqueça de salvar o arquivo na sua máquina, de preferência em uma pasta exclusiva.

Sugiro que você planeje sua planilha antes de começar a utilizá-la, por exemplo, você baixou uma planilha, mas antes de começar a utilizá-la faça um “estudo” prévio de quantas colunas e células precisará, adicione no inicio de uma só vez, porque readequar no decorrer do trabalho é mais complicado.

E você, utilizando planilhas prontas? Comente e cadastre seu e-mail para receber mais dicas de negócios.