As vendas da empresa estão “complicadas” e desorganizadas? Veja como fazer uma planilha de vendas e organizar as vendas da sua empresa.

O setor de vendas da sua empresa está totalmente bagunçado? Chegou a hora de tomar ciência de que é necessário tomar medidas emergenciais para organizar esta área, pois do contrário a tendência é que o estabelecimento comercial sofra uma série de dificuldades, inclusive financeiras, devido ao fato de não conseguir atender às necessidades do seu público consumidor.

Em se tratando de promover a organização no setor de vendas de uma empresa, um dos métodos mais utilizados é a planilha de vendas, que se caracteriza por ser relativamente fácil de fazer e oferece resultados bastante precisos, possibilitando que o gestor tome as devidas providências para otimizar as atividades de vendas, o que garante a satisfação interna e aos clientes.

A utilização da planilha de vendas requer muita cautela, pois ela não é difícil de elaborar, mas é trabalhosa, visto que é composta por uma série de etapas, as quais se complementam e devem ser seguidas à risca para que o resultado final seja o mais correto possível.

Para você que precisa melhorar o seu estabelecimento comercial, elaboramos este texto exclusivo com mais informações sobre o que é e como fazer uma planilha de vendas. Confira abaixo:

O Que é Planilha de Vendas?

A planilha de vendas pode ser definida como um documento construído em formato de relatório, sendo responsável por reunir todas as informações relacionadas ao setor de vendas de uma empresa, que ocorreram em um determinado período de tempo. O principal objetivo de uma planilha de vendas é disponibilizar dados ao gestor do estabelecimento comercial para que promova o controle desta área.

Algumas das informações que compõem a planilha de vendas são o volume de produtos adquiridos e o total de vendas efetivadas. É importante ressaltar que existem diversos modelos prontos de planilha de vendas, mas a empresa também pode construir o seu próprio relatório, levando em consideração as suas necessidades específicas.

Talvez possa parecer um pouco “simplório” a utilização da planilha de vendas em um primeiro momento, afinal, o volume e a saída de produtos? Sim, mas acredite, você terá um controle sobre o desempenho da sua empresa, produtos que mais saem, ainda mais se conseguir “interligar” o setor de vendas com a planilha de fluxo de caixa, neste caso estará “bem organizado” e pronto para fazer sucesso com seu negócio.

Por Que a Sua Empresa Precisa de Uma Planilha de Vendas?

A sua empresa não sabe ao certo qual foi o seu volume de vendas no último mês? Pois bem, é justamente para que os estabelecimentos comerciais tenham acesso a esta resposta que existe a planilha de vendas, pois ela registra a entrada e saída dos produtos, por categorias. Dessa maneira, o gestor tem a possibilidade de acompanhar quais foram as mercadorias que mais saíram e o total de vendas realizadas.

Você quer mais organização no setor de vendas do comércio? A planilha de vendas é capaz de organizar esta área, pois ela oferece dados detalhados para que seja possível identificar quais são os problemas que estão ocorrendo no momento e o que pode ser feito para corrigi-los.

Outro ponto interessante das planilhas é que permite você ter uma análise através de gráficos, normalmente em forma de pizza ou candle. Esse sistema é ótimo para comparar períodos, sem contar que é rápido e dinâmico.

5 Etapas Para Fazer Uma Planilha de Vendas

Conforme já foi mencionado, fazer uma planilha de vendas é um processo trabalhoso, devido às etapas que devem ser cumpridas rigorosamente, porém basta ter atenção e disciplina para que ela seja concluída da maneira correta. Por isso, acompanhe abaixo como fazer uma planilha de vendas.

1 – Selecione os Produtos Comercializados Pelo Estabelecimento

É impossível estabelecer o controle sobre algo desconhecido, não é mesmo? Portanto, antes de qualquer procedimento, é necessário começar separando os produtos que são comercializados pelo estabelecimento. O ideal é fazer uma lista com todos os itens que fazem parte do leque de vendas da empresa, bem como os seus respectivos preços.

Caso o estabelecimento comercial ainda não tenha definido quais são os produtos que irá vender, então está na hora de o gestor analisar quais são as necessidades do seu público consumidor e posteriormente determinar quais serão os itens vendidos.

Existem comércios que pensam que dar “tiros para todos os lados” pode ser lucrativo, mas não é bem assim, oferecer muitos produtos pode confundir os clientes e desorganizar o setor de vendas.

Foque nos produtos que o seu público alvo precisa, não queira “abraçar o mundo”. Existem produtos que são buscados e outros que não, isso é fato, agora a questão é, você quer vender muito ou quer vender o que lhe dá vontade?

2 – Separe as Mercadorias Por Categorias

Depois de definir e selecionar quais são as mercadorias que serão comercializadas pela empresa, é o momento de separá-las por categorias. Este processo é fundamental para organizar os dados para as próximas etapas e tornar a construção da planilha de vendas mais fácil e prática de interpretar.

É interessante que você não pule as etapas, porque, embora às vezes não esteja ligada exclusivamente a elaboração/criação da planilha, uma determinada etapa pode acelerar o processo de criação, então evite pular etapas, acredite, irá tornar ainda mais dispendioso o trabalho que você terá.

Sendo assim, pegue a lista dos produtos e faça uma nova lista, separando os produtos por categorias. Por exemplo, se a sua empresa é uma loja de calçados, faça uma coluna para sandálias, outra para tênis esportivos, sapatos sociais, tênis casuais, sapatos, entre outros. Ao fazer estas definições, você já terá parte da estrutura da planilha de vendas concretizada.

3 – Escolha o Software Para Montar a Planilha de Vendas

Agora, definitivamente, é necessário colocar a mão na massa! Então, faça a escolha do software que será utilizado para montar a planilha de vendas do seu negócio. Esta etapa é importantíssima, pois é necessário que a plataforma escolhida atenda às suas necessidades e seja fácil de mexer, pois assim, economiza-se tempo e agrega-se praticidade na manutenção diária do relatório.

Em se tratando de software para a construção de planilhas, sem dúvidas o Excel é um dos mais recomendados, devido ao fato de não ser complexo e ao mesmo tempo disponibilizar ferramentas modernas, que permitem que o gestor obtenha mais facilidade para acompanhar as informações da planilha de vendas, podendo realizar cálculos e construir gráficos.

4 – Estruture a Planilha de Vendas

Depois de escolher o software para montar a sua planilha de vendas, é necessário começar a estruturá-la. Por isso, vá até o ícone da plataforma, na área de trabalho do seu computador e clique para abrir a página inicial. Na sequência, vá até o botão “Salvar Como” e nomeie o documento como “Planilha de Vendas”, também é recomendado incluir no nome o mês em que o controle está sendo realizado.

Feito isso, é preciso ir até a caixa de ferramentas, clicar em “Inserir” e determinar o número de colunas e células que a planilha de vendas terá. A quantidade deve ser determinada de acordo com as categorias dos produtos, também é necessário criar uma coluna para a quantidade disponível em estoque e outras para vendas efetivadas. A partir daí, o esqueleto da planilha está pronto.

5- Disponha os Dados na Planilha de Vendas

Dispor os dados na planilha de vendas é uma das etapas mais fáceis, mas requer muita atenção para que eles sejam descritos da maneira correta. Por isso, coloque as informações em suas respectivas colunas e células. Por exemplo, sandálias, 50 disponíveis em estoque, 30 vendas efetivadas e as respectivas datas.  Por fim, é só conferir os dados e salvar a planilha.

2 Dicas de Como Usar a Planilha de Vendas

Fazer uma boa planilha de vendas já é meio caminho andado para melhorar o setor de vendas da empresa, mas não é o suficiente para obter bons resultados, pois existem algumas dicas que podem ser aplicadas para otimizar, ainda mais neste processo de controle. Confira abaixo como usar a planilha de vendas:

1 – Mantenha a Planilha de Vendas Atualizada

A planilha de vendas da empresa só será funcional se for atualizada com frequência. Sendo assim, é necessário que o gestor faça a atualização do relatório diariamente ou, pelo menos, semanalmente. Desse modo, as informações não se “perdem” e a interpretação do documento torna-se mais confiável.

2- Analise a Planilha de Vendas

Analise a planilha de vendas para promover melhorias no seu negócio. A partir deste relatório é possível checar quais itens estão vendendo mais ou menos, qual é o período do mês que o fluxo de vendas é maior, entre outros pontos importantes. Com estes dados se pode escolher os melhores dias para elaboração de campanhas promocionais com os clientes ou adotar estratégias para alavancar as vendas de um produto.

Já está decidido por fazer uma planilha de vendas? Comente e cadastre seu e-mail para receber mais dicas de negócios!