Planilha de Gastos – Como Fazer e Onde Baixar

planilha de gastosTodo e qualquer tipo de empreendimento deve ser minimamente organizado, pois somente desta maneira é possível otimizar as atividades em todos os setores. Quando se fala em empresa um dos maiores desafios dos empresários é manter a organização financeira, evitando que ocorram eventuais problemas que possam afetar a contabilidade da instituição e consequentemente darem origem a diversos prejuízos. Portanto, é necessário encontrar um método eficiente para conseguir controlar as finanças do empreendimento.

Entre os procedimentos que podem ser realizados para controlar o dinheiro que circula na empresa está a planilha de gastos, que consiste na coleta e administração de custos que terão de ser arcados por um determinado período. Este procedimento não é complicado de se fazer e é capaz de fornecer resultados precisos, trazendo informações pertinentes para que o empreendimento possa se preparar no que diz respeito às contas que possui.

A planilha de gastos deve ser confeccionada em várias etapas, desse modo todos dados poderão ser agrupados de maneira correta e permite que a aplicação do documento no dia a dia seja perfeita. Para te ajudar, iremos trazer aqui dicas de como fazer uma planilha de gastos. Confira abaixo:

1 – Qual a importância da planilha de gastos

Antes de começar a produzir este documento é necessário compreender qual é a importância que ele tem no dia a dia do empreendimento. Sendo assim, é necessário ter em mente que este tipo de planilha serve para orientar financeiramente a empresa, uma vez que é a partir dos dados obtidos neste procedimento que será elaborado o planejamento de quanto terá de ser gasto mensalmente.

Além disso, tendo estas informações em mãos é possível identificar se a empresa está no caminho certo ou precisa fazer certa economiza para não extrapolar o orçamento disponível. Caso, sobre uma reserva de dinheiro pode-se investir em novos projetos os produtos e consequentemente trazer vários benefícios para a instituição. Portanto, se a planilha de gastos for feita corretamente pode ser um apoio a ser consultado sempre que necessário e evitar crises.

  • A planilha de custos norteia as ações da empresa;
  • A partir dos resultados da planilha obtêm-se informações importantes;
  • A planilha pode evitar crises financeiras;

2 – Como coletar os dados para a planilha de gastos

A primeira coisa a ser feita para dar início à confecção da planilha é coletar os dados que serão colocados no documento. Este é o primeiro e o mais importante passo para realizar este procedimento, devendo ser realizado com cautela e de maneira minuciosa, ou seja, coletando todos os dados que possam interferir nas contas da empresa. A princípio, este trabalho deve ser feito manualmente, o responsável deve ir á todos os setores da empresa e coletar as informações necessárias como, por exemplo, reformas, encomendas de produtos, salários de funcionários, entre outras coisas.

Após esta tarefa, é preciso montar um relatório, colocando todos os dados que foram levantados, juntamente com os valores. Em alguns casos como, por exemplo, gatos com estoques será necessário fazer uma previsão de quanto será gasto ou então colocar o valor total do que já foi pago neste período.

  • Comece coletando os dados pessoalmente;
  • Levante todas as informações que envolvem o dinheiro que circula no empreendimento;
  • Faça um relatório com os dados que foram coletados;

3 – Faça uma pré-planilha

Para que as informações finais sejam as mais precisas possíveis, recomenda-se fazer uma pré-planilha, ou briefing, que consiste em estruturar os gastos na forma de planilha. Neste caso, é necessário fazer um documento mais bem organizado do que o relatório feito anteriormente, as informações devem ser passadas para a planilha, sendo agrupadas de acordo com o seu entendimento.

Geralmente, no briefing coloca-se os dados mais importantes, o que permite ter uma noção do quanto a empresa terá de gastar no próximo período ou gastou no último mês. Então, indica-se dispor as coisas mais básicas como, por exemplo, conta de luz, água, aluguel, fornecedores, salários dos funcionários, entre outras coisas. Por fim, deve-se somar os custos de cada item e verificar o valor final.

  • Indica-se fazer uma pré-planilha;
  • Coloque as informações mais importantes neste documento;
  • O procedimento serve para dar uma noção do quanto a empresa irá gastar;

4 – Quais os tipos de planilhas

É importante saber que pode-se fazer planilhas de gastos para diversas situações pelas quais a empresa passa, a primeira delas é para os gastos que a empresa terá em um período futuro como, pro exemplo, na próxima semana ou mês. Esta é a melhor forma que a instituição pode recorrer para se planejar financeira, evitando fazer gastos exorbitantes e passando a trabalhar de acordo com a meta que precisa atingir.

O segundo tipo de planilha de gastos que pode ser feito é aquele que traz informações de custos que já foram pagos. Este modelo é ideal para quem deseja controlar as finanças do empreendimento, podendo verificar se as contas estão em dias e os pagamentos estão sendo feitos de forma correta, evitando que ocorram eventuais desvios de verba, uso indevido, entre outras possibilidades que possam causar prejuízo.

  • Há tipos diferentes de planilhas de gastos;
  • Pode-se fazer planilhas pensando nos custos futuros da empresa;
  • As planilhas de gastos anteriores ajudam a evitar possíveis fraudes;

5 – O que colocar na planilha

Para a planilha ficar completa é recomendado colocar todas as informações que foram levantadas anteriormente. Portanto, o ideal é começar dos maiores gastos para os menores, então pode-se dispor os custos dos fornecedores, que normalmente são os mais altos de uma empresa que trabalha com comércio, depois os valores dos salários dos funcionários, luz, água, aluguel do espaço.

Além disso, também indica-se colocar os gastos que não são fixos, mas que podem surgir no meio do caminho e interferir no orçamento da instituição como eventuais reparos e reformas, reposição de estoque, caso este acabe antes do previsto, contratação de funcionários temporários. Tendo estas informações, o empreendimento evita passar por apuros financeiros caso precise recorrer às alternativas listadas.

  • Coloque todas as informações de gastos da empresa;
  • Coloque eventuais gastos que podem surgir;
  • Fazer a previsão de determinados custos evita que a empresa seja pega despreparada;

6 – O que deixar de fora

Certamente, ao fazer o levantamento de dados de gastos da empresa, a pessoa responsável pela atividade irá se deparar com um grande volume de dados, mas nem todos poderão ser utilizados, pois podem tornar complexa a compreensão das planilhas. Sendo assim, para deixar o documento o mais entendível possível, o ideal é não listar os gastos que não fazem mais parte do orçamento da empresa.

Portanto, deve-se analisar aqueles gastos que foram feitos só uma vez e retirar da lista como, por exemplo, chaveiro, eletricista, devendo ser colocados somente quando estes serviços forem utilizados. Também é importante ressaltar que os custos pessoais de funcionários ou donos do empreendimento não devem ser dispostos juntamente com as contas, pois isto caracteriza fraude e causa desfalque nas contas que realmente são de responsabilidade da instituição.

  • A planilha de gastos deve ter informações claras;
  • Serviços que foram usados uma vez não devem contar na lista;
  • As contas pessoais não devem ser dispostas na planilha;

7- Quais os melhores softwares para fazer planilhas de gastos

Atualmente com a evolução da tecnologia é possível encontrar diversos softwares que permitem construir as planilhas de gastos de maneira moderna e eficaz. Um dos mais antigos e mais utilizados é o Excel, este se caracteriza por ter uma plataforma bastante simples de se compreender, possibilitando a criação de tabelas com praticidade, além de ser um serviço gratuito.

Mas, também existem outros programas de computador que podem ser utilizados como, por exemplo, o GnuCash Portable, Money Plus Sunset e Money Manager, que devem ser comprados e baixados diretamente do site da empresa fornecedora. As vantagens destes softwares é oferecer mais possibilidades de organização e também proporcionar construir de planilhas dinâmicas, fazendo com que os documentos possam ser utilizados para apresentações em reuniões.

  • O Excel é um programa fácil de compreender para fazer planilhas;
  • Existem programas que são mais dinâmicos;
  • Escolha um software que atenda as suas necessidades;

8 – Como usar a planilha no cotidiano

Depois de todo o trabalho com o levantamento dos dados e posteriormente a construção das planilhas, é necessário saber como utilizar estas informações no dia a dia. Primeiramente, é recomendado consultar sempre este documento quando se estiver planejando um novo investimento, uma vez que assim pode-se saber qual é a situação do orçamento da empresa, se ele suportar um novo gasto.

A planilha também deve ser utilizada para o empreendimento possa se programar e conseguir colocar as suas contas em dia, evitando atraso de salários ou demais compromissos que possam afetar o andamento das atividades do negócio.

  • A planilha deve ser consulta com frequência;
  • Recomenda-se estudar a planilha de gastos antes de fazer um no investimento;
  • A partir deste documento, evitam-se atrasos de pagamentos;

9 – Mantenha a planilha atualizada

Por fim, é importante ressaltar que a planilha deve ser revista com frequência, uma vez que os gatos das empresas podem ser alterados a cada mês, uma vez que em caso de comércio os produtos podem sofrer reajustes que causam impacto nas finanças da empresa. O ideal é que o documento seja analisado e se for preciso modificado pelo menos uma vez ao mês.

  • Atualize a planilha;
  • Os valores das contas podem sofrer alterações;
  • A não atualização pode causar prejuízos;

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