Todo o empreendimento que se preze deve elaborar uma planilha de custos, pois desta maneira fica mais fácil de planejar todas as atividades que serão realizadas, bem como os investimentos e os benefícios que elas trarão para a empresa. Quando todas estas informações estão listadas, o empresário pode se orientar da melhor forma possível, evitando eventuais problemas e prejuízos.

Porém, é necessário saber como construir uma planilha adequadamente, de maneira que ela realmente cumpra o papel de guiar nas decisões de negócio que serão tomadas. É bem verdade que cada empresa tem as suas peculiaridades, mas existem alguns pontos que fazem parte do planejamento de todo o tipo de instituição, independente do setor de atuação.

Para construir uma planilha é necessário levar em consideração vários fatores que envolvem o negócio, de modo que os erros sejam os menores possíveis. A produção deste documento não requer um investimento muito alto, basta seguir algumas dicas para organizar corretamente todos os dados. Para te ajudar, iremos trazer aqui orientações de como fazer uma planilha de custos. Confira abaixo:

1 – Para que serve uma planilha de custos

A planilha é de fundamental importância para manter a organização financeira da empresa, este documento tem como intuito a ajudar o empreendedor a gerenciar o seu negócio, evitando que percalços acorram no futuro. Sendo assim, tanto as instituições pequenas quanto as de grande porte devem elaborar uma planilha de custos.

Tendo em mãos todos os dados que estão elencados na lista como, por exemplo, gastos com funcionários, valores de aquisição das mercadorias, além de contas internas que devem ser pagas mensalmente, entre outros itens que podem variar de acordo com o ramo de atuação da empresa, será possível regular todos os valores que saem e entram no caixa da instituição. Além disso, também pode-se verificar se existe a possibilidade de realizar novos investimentos ou é hora de economizar.

• A planilha de custos orienta o empresário;
• A partir dos dados da planilha de custos mantém-se a organização financeira da empresa;
• As informações do documento também podem ajudar a fazer novos investimentos;

2 – Faça um briefing

Em primeiro lugar, é necessário começar compreendendo o que é um briefing, trata-se das informações primárias que irão constar na planilha de custos. Portanto, a primeira coisa a ser feita é levantar quais são as principais informações que deverão ser colocadas no documento. Faça uma pesquisa em todos os setores da empresa, de modo a retirar os dados mais contundentes para a listagem que será realizada na sequência.

Além de dos gastos atuais também é recomendado prever e elencar os custos que a empresa terá de arcar no futuro como, por exemplo, que já decidiu que será feito, contratação de novos funcionários, aquisição de produtos ou compra de máquinas que ajudarão no trabalho, entre outras coisas. Enfim, liste todas as questões que envolvem o dinheiro que circula no caixa da empresa. Posteriormente, pode-se selecionar os principais tópicos para colocar no documento ou então adicionar todos.

• Faça um briefing de todos os gatos da empresa;
• Pesquise os custos de todo o setor do negócio;
• Avalie se todos os tópicos devem constar na planilha;

3 – Tipos de planilhas de custos

Atualmente é possível encontrar dois tipos de planilhas de custos, que podem ser escolhidas de acordo com a necessidade de casa empresa. O primeiro modelo é o mais tradicional e é feito manualmente através de um software instalado no computador. Neste caso, o responsável pela produção do documento deve colocar todos os pontos que precisam constar na lista. Esta versão costuma dar mais trabalho, porém, evita eventuais falhas que podem ocorrer automaticamente.

A segunda opção para construir a planilha de custos é através de sistemas disponíveis da internet, onde é possível encontrar várias plataformas pré-produzidas. Nesta situação, a tabela já vem feita, bastando apenas inserir os dados particulares da empresa. Este modelo é mais prático, se a planilha for muito específica pode ser mais complicado de encontrar o documento mais adequado.

• Há duas formas de elaborar a planilha;
• Escolha um modelo que se enquadre nas necessidades da empresa;
• O sistema utilizado deve permitir a construção de tabelas;

4 – Que colocar na planilha de custos

Conforme foi dito anteriormente, a princípio deve-se fazer o briefing de todas as coisas que tem que estar na planilha de custos. Após este processo, é necessário realizar um estudo para analisar quais são as mais importantes e as menos irrelevantes, dessa maneira fica mais fácil de elencar dos valores maiores para os menores.

Cada empresa tem as suas particularidades, porém, alguns pontos são essenciais para elaborar uma planilha. Primeiramente, os gastos que a empresa tem com os investimentos que faz para poder funcionar como, por exemplo, aquisição de mercadorias para comercializar, todos os itens comprados precisam ter o valor total listado. Depois, coloca-se o valor completo do salário dos funcionários, seguido das contas fixas, ou seja, aqueles que são pagas mensalmente como água, luz, internet, etc.

Na sequência, é importante colocar os gastos que não são fixos como eventuais reparos, é recomendado incluir estes dados no documento para que a empresa esteja preparada para ter o dinheiro em caixa caso precise, pois, do contrário o orçamento poderá ficar desfalcado.

• Antes de construir a planilha liste todos os gastos da instituição;
• Liste os custos do maior para o menor;
• Inclua os gastos fixos e eventuais;

5 – O que não deixar de fora

Para quem deseja produzir uma planilha meticulosa, a dica é colocar todos os dados financeiros que envolvem a empresa. Portanto, é recomendado listar todos os gastos, mas se a instituição julga-se estável e irá produzir um documento específico para um mês ou determinados período, saiba que é possível retirar alguns itens, de modo que sejam listados somente os mais relevantes para tal situação.

Se este for o caso do empreendimento, os tópicos mais tradicionais podem ser deixados de fora, colocando somente os mais importantes para o momento como, por exemplo, o dinheiro que será investido na compra de certa quantidade de produtos, contratação de funcionários temporários, reformas, troca de equipamentos, cursos para aperfeiçoamento de determinados empregados, entre outras coisas.

• É recomendado colocar todos os dados na planilha;
• Planilhas específicas podem conter somente as informações mais relevantes;
• Os documentos podem ser elaborados com gastos por períodos;

6 – Quais programas indicados para fazer as planilhas

Geralmente, o programa mais utilizado para produzir as planilhas de custos é o Excel que está integrado ao sistema operacional Microsoft, ele traz certa facilidade para dispor as informações necessárias para montar o documento pretendido. A vantagem deste software é a facilidade com que o seu funcionamento pode ser compreendido, bastando alguns testes para dominar as suas ferramentas. Além disso, oferece funcionalidades que otimizam o trabalho, fazendo com que os itens possam ser dispostos através de ordem alfabética, por valores, entre outras opções.

O Calc também uma alternativa de software para produção de planilhas, ele pode ser adquirido gratuitamente e oferta a mais facilidade de usabilidade, com a vantagem de ser mais moderno. A partir deste programa pode-se montar dispor as informações de maneira dinâmica, trazendo praticidade para apresentar o documento em eventuais reuniões.

• Escolha um programa adequado para a sua empresa;
• Domine as ferramentas que o software disponibiliza;
• Use as possibilidades do programa para melhor organizar os dados;

7 – Como usar a planilha de custos no dia a dia

Depois de construir a planilha é necessário saber como a usar corretamente no dia a dia, uma vez que todo o esforço empenhado na elaboração tem que servir de alguma coisa. Portanto, saiba que este documento pode ser apresentado nas reuniões da empresa, mostrando aos funcionários os projetos para economizar ou o investimento que será feito a determinada aquisição.

O artigo também deve ser usado para nortear as decisões da empresa, ou seja, precisa ser consultada antes da realização de novos investimentos, pois dessa forma será possível averiguar se o caixa do empreendimento tem condições de suportar este novo gasto. Por fim, o item também auxilia na contenção de despesas, uma vez que estando consciente dos valores reais da instituição é mais fácil evitar crises.

• Saiba aplicar a planilha de custos no cotidiano;
• O documento pode ser usado em reuniões;
• Consultar a planilha evita auxilia a evitar crises;

8 – Reveja a planilha ao longo do tempo

Para que a planilha seja de fato funcional é importante ressaltar que ela deve ser modificada ao longo do tempo, uma vez que a situação financeira do empreendimento tende a mudar, podendo aumentar o lucro ou enfrentar prejuízos. Isto gera a necessidade de o documento ser atualizado em períodos de uma vez ao mês, a cada três ou seis meses.

É necessário contar com uma pessoa designada para fazer este trabalho, pois sempre a planilha for reconstruída, a pesquisa de levantamento de dados terá que ser feita novamente. Os gatos com aquisição de mercadorias precisam ser recalculados, de acordo com os preços estabelecidos no mercado.

• A planilha deve ser atualizada;
• Os dados devem ser levantados de novo;
• Reveja os custos das mercadorias e serviços pagos pela empresa;