Os clientes estão procurando o seu estabelecimento para comprar um determinado produto e você está impossibilitado de vender porque está com o estoque vazio? Essa situação pode estar acontecendo devido à falta de controle de estoque, que irá gerar desorganização e prejuízos financeiros, uma vez que existe demanda, mas a empresa não consegue supri-la.
Para evitar que o seu negócio passe por este problema é preciso usar a planilha de controle de estoque, que como o próprio nome diz serve para que a empresa mantenha o seu estoque abastecido, mas na medida das suas necessidades, fazendo com que não faltem produtos e nem fiquem encalhados, ou seja, “na medida certa”.
Promover o controle de estoque é uma obrigação dos estabelecimentos que pretendem ser bem sucedidos e evitar prejuízos. Porém, há quem ignore este processo, ou mesmo não saiba como colocá-lo em prática do modo correto. Portanto, se este é o caso da tua empresa, nós iremos trazer aqui mais informações sobre o que é e como usar a planilha de estoque. Não perca esse conhecimento!
O que é a planilha de controle de estoque?
De maneira teórica, pode-se dizer que a planilha de controle de estoque é um procedimento que tem o objetivo de registrar, inspecionar e administrar a entrada e saída de produtos do estabelecimento. É importante ressaltar que o controle não pode ser feito apenas para produtos comprados, mas também para aqueles que são produzidos pela própria empresa e posteriormente comercializados.
A planilha de controle de estoque ajuda a resolver um problema que os estabelecimentos enfrentam com o setor de vendas e o departamento financeiro, uma vez que o primeiro prefere trabalhar com o estoque cheio para melhor atender os clientes, enquanto que o segundo opta por adquirir produtos em um volume menor para evitar sobras e prejuízos.
Na verdade, nem um nem o outro estão equivocados, porque estão observando os “seus lados”, porém, o ideal é que a quantidade de produtos no estoque seja exatamente o necessário, assim, pode-se trabalhar tranquilamente suprindo a demanda de consumidores e ao mesmo tempo não correr o risco de ficar com produtos “encalhados” tendo de “rifá-los” a baixo custo para se livrar, o que gera prejuízos financeiros.
Quais os benefícios de usar a planilha de controle de estoque?
Se você quer ter um estabelecimento comercial bem sucedido deverá assimilar a importância que ser organizado tem neste processo. Absolutamente todos os setores precisam ser controlados, porém, o estoque necessita de atenção especial, pois é a partir dele que o comércio irá realizar as suas atividades.
Portanto, ao usar a planilha de controle de estoque a empresa ficará bem organizada, uma vez que todos os produtos que entram e saem do estoque serão registrados e fiscalizados. Além disso, o estabelecimento também pode se basear no relatório para novas compras, evitando comprar muito ou pouco, o que fatalmente previne a falta ou excesso de mercadorias, visto que os dois casos interferem no faturamento do comércio.
Talvez você tenha uma pequena empresa ou recém esteja iniciando em um negócio, mas o setor de estoque e logística são tão importantes quanto todos os outros, não descuide. Pequenas de médio e grande porte, TODAS possuem uma planilha de controle de estoque, não seja você o pequeno empresário que irá começar com o pé errado.
Como fazer a planilha de controle de estoque?
Até o momento você aprendeu o que é e os benefícios que a planilha de controle de estoque pode trazer para a sua empresa, mas isso não é o suficiente para colocá-la em prática. Este processo pode ser um pouco trabalhoso por ser dividido em etapas, mas não chega a ser complexo, basta prestar atenção e praticar. Então, para melhorar a sua empresa, acompanhe abaixo como fazer a planilha de controle de estoque:
1 – Defina os produtos que a empresa comercializa
A sua empresa é do tipo que trabalha com o um produto novo a todo momento? Se a resposta foi positiva, pare agora mesmo e repense o seu negócio, pois trabalhar com novidades é excelente, porém, fazer isso o tempo todo é o primeiro passo para a desorganização, prejudicando o empreendimento e o consumidor. Sendo assim, a primeira coisa a se fazer para elaborar uma planilha eficiente é definir com exatidão quais são os produtos comercializados pela empresa.
O ideal é fazer uma lista em que todas as mercadorias vendidas sejam descritas de forma detalhada para adicionar praticidade. Por isso, coloque o tipo de produto, o seu valor e o nome do fornecedor. Nesta etapa, quanto mais informações forem dadas aos itens, mais fácil será de promover o controle do estoque.
2 – Estude o fluxo de venda dos produtos definidos
Para começar a elaborar a sua planilha é de fundamental importância estudar o fluxo de vendas dos produtos, afinal de contas, é preciso determinar a quantidade em que eles serão comprados, não é mesmo? Então, faça um relatório descrevendo a frequência e a quantidade que as mercadorias são vendidas, o ideal é fazer uma divisão diária para ter um resultado mais preciso.
A partir dos dados obtidos neste estudo, o gestor poderá deduzir qual é a quantia exata de cada produto que deve comprar para atender as necessidades dos seus clientes, mas sem deixá-los parados no estoque. Se você quer evitar os prejuízos financeiros que o estoque da empresa está causando não deixe de executar esta etapa!
3 – Registre os produtos por códigos
Ok, você já definiu quais produtos a empresa venderá e em que quantidade, agora é o momento de começar a montar a planilha de controle de estoque. Portanto, inicie estabelecendo o código para cada um dos seus produtos, podendo separá-los por categorias de fornecedores, números, entre outras possibilidades.
Abra a plataforma em que a planilha será criada e coloque as categorias em que os produtos serão divididos. Posteriormente, registre todos os produtos, um por vez. Este processo é bastante trabalhoso, mas no final será recompensador devido a enorme praticidade que traz para o comércio. Para finalizar, é necessário dispor a quantidade disponível de cada produto para comercializar.
Se você quiser uma planilha realmente completa e de qualidade, pode-se adquirir. O preço compensa, porque rapidamente você irá recuperar ao não ter produtos faltando nem encalhados no seu negócio.
4 – Registre a entrada e saída dos produtos
Para que a planilha de controle de estoque seja criada corretamente é preciso registrar a entrada e a saída dos produtos. Neste caso, a empresa deve deixar um espaço para que seja descrito a data exata em que as mercadorias entraram no estoque e saíram, isto é fundamental para que não hajam falhas durante o controle do estoque.
Como usar a planilha de controle de estoque?
Fazer uma boa planilha de controle de estoque é importante, mas também é necessário saber como usá-la corretamente para alcançar resultados positivos e que otimizem a organização da sua empresa. Aprenda abaixo como usar a planilha de controle de estoque:
1 – Consulte a planilha de controle de estoque
A planilha de estoque não deve ser usada apenas quando a empresa estiver em apuros. Por isso é de fundamental importância que os gestores e funcionários relacionados ao setor de vendas aprendam a consultá-la no seu dia a dia.
Portanto, o relatório tem que está disponível para o acesso de todos os colaboradores da empresa, inclusive para que possam prestar informações aos clientes caso o produto procurado não tenha no estoque, mas tenha previsão de chegada. Além disso, o documento também pode ser usado para embasar os planejamentos do estabelecimento.
2 – Use a planilha para abastecer o estoque
A planilha cumpre um papel importante, o de ajudar a abastecer o estoque da empresa. É preciso consultar diariamente o relatório, observando o fluxo de saída dos produtos. A partir daí o gestor pode definir quando deverá fazer novas compras e qual a quantidade suficiente para atender as necessidades da empresa e dos seus clientes.
É nesse ponto que você irá perceber a diferença de valores despendidos e os erros cometidos em outras vezes. Rapidamente perceberá que valeu a pena adquirir a sua planilha de controle de estoque ou até mesmo criar uma versão simples você mesmo.
3 –Mantenha a planilha atualizada
Para que o uso da planilha de controle de estoque realmente seja eficiente e traga benefícios para o comércio é necessário mantê-la organizada e atualizada. O ideal é que o profissional responsável pelo estoque atualize o relatório diariamente. Dessa maneira, diminuem-se as possibilidades de erros.
Tente criar o hábito de lançar na planilha todas as alterações, saídas e entradas de mercadoria, mesmo que fique um pouco bagunçado no início, porém, após o “expediente”, retire alguns minutos para organizar a sua planilha.
E você, que tal utilizar a planilha de controle de estoque e nos contar como foi?