Os comerciantes têm a necessidade de realizar diversos procedimentos que ajudam que ajudam no bom funcionamento e gerenciamento dos seus respectivos negócios. Entre as principais atividades que obrigatoriamente devem ser feitas com certa frequência nas empresas que trabalham como o comércio está o controle de estoque, pois é a partir destes dados que é possível obter dados importantes que podem ajudar na tomada de decisões como, por exemplo, preferência do público consumidor e novos investimentos.

A partir do controle de estoque pode-se saber o quanto de mercadorias ainda está armazenado, podendo verificar se é necessário reabastecer ou não. Além disso, também há a possibilidade de analisar quais são os produtos que tem maior saída e que, portanto, estão entre os preferidos do público consumidor.

Para quem este processo realmente funcione é preciso que ele seja executado a partir de métodos eficazes, que permitam chegar a resultados certeiros.

Entre os principais métodos utilizados para controlar o estoque é através do Excel, que funciona com a construção de planilhas, de maneira simples e prática para todos os tipos de negócio. Confira abaixo como fazer controle de estoque com Excel:

1 – Qual a importância do controle de estoque

Antes de fazer o controle de estoque é necessário compreender a importância que este procedimento tem, uma vez que a ausência dele pode causar desorganização e até prejuízos aos comerciantes.

Sendo assim, pode-se notar que o primeiro benefício que esta atividade traz é a organização, o que permite que os funcionários possam aumentar os seus rendimentos no trabalho, evitando a perda de tempo.

Além disso, o controle de estoque também ajuda o negociante a identificar os gostos do público consumidor, uma vez que poderá estudar quais são os produtos que costumam sair mais. Por fim, a tarefa cumpre o papel de guiar o empreendedor, saberá quando fazer novas encomendas e realizar promoções para evitar que os produtos fiquem ‘’encalhados’’ no estoque.

• O controle de estoque orienta o comerciante;
• Esta atividade traz organização para os funcionários;
• A partir das informações de controle estoque toma-se a decisão de fazer novas encomendas;

2 – Por que fazer controle de estoque com Excel

Atualmente existem diversos métodos que possibilitam a realização do controle de estoque, desde os mais modernos até os mais simples. Porém, mesmo assim, é o primeiro e o mais utilizado programa de computador para se fazer o controle de estoque, isto ocorre devido à facilidade que ele oferece, sendo de fácil compreensão, o que permite que o usuário o domine em pouco tempo.

Outro fator importar que faz com que o Excel seja recomendado para controlar as mercadorias do comércio é a diversidade de ferramentas que ele apresenta, de modo a tornar possível organizar todos os itens meticulosamente, dispondo-os por categorias, data de validade, entre outras coisas. O software também disponibiliza recursos modernos que possibilita dinamizar as tabelas, trazendo praticidade para as consultas que serão realizadas no trabalho.

• O Excel traz praticidade para organizar os produtos;
• Este programa é de fácil compreensão;
• Existem ferramentas que permitem uma organização dinâmica;

3 – Como levantar dados para colocar no Excel

Para poder montar as tabelas no Excel, antes de tudo é necessário fazer o levantamento de todos os dados que são incluídos no controle de estoque. Este trabalho é realizado manualmente, deve ter em mãos os documentos com as informações sobre as quantidades de produtos adquiridos, marcas e tipos. Recomenda-se colocar tudo isso em um documento que posteriormente deve ser transferido para o Excel.

Caso nem todas as informações estejam disponíveis nas notas de entrega, então a coleta de dados terá de ser feita manualmente, o que dá mais trabalho, porém, auxilia a fazer o controle da maneira mais correta e consequentemente diminui-se as possibilidades de erros, chegando a resultados certeiros.

• A primeira coisa a ser feita é coletar os dados dos produtos armazenados no comércio;
• Use as notas dos fornecedores para obter as numerações corretas;
• Se não houver notas deve-se fazer a contagem manualmente;

4 – Como elaborar planilhas para controle de estoque no Excel

Em primeiro lugar, é necessário abrir o programa Excel no seu computador. Na sequência, conte em quantas categorias os produtos estão distribuídos e também o número exato de mercadorias. Depois, vá até a aba de cédulas verticais e defina o número que corresponde ao tanto de categoria e uma cédula de número para casa tipo de produto e outras duas para marca e preço.

Na próxima etapa, preencha as cédulas criadas anteriormente colocando na área horizontal o nome dos produtos, e siga preenchendo colocando todas as informações como, por exemplo, categoria, tipo, marca, preço. Repita o procedimento até concluir o registro de todas as mercadorias disponíveis.

• Comece abrindo o Excel;
• Inicialmente crie as tabelas de categorias, números, marcas e valores;
• Pode-se fazer alterações no modelo de planilha de acordo com a necessidade do negócio;

5 – Como deixar as tabelas do Excel dinâmicas

Uma das multas possibilidades que o Excel permite é tornar as tabelas de controle de estoque mais dinâmicas, o que facilita o trabalho no dia a dia na hora de consultar a disponibilidade das mercadorias.

Sendo assim, é recomendado depois de cadastrar todos os produtos no programa, ir até a ‘’Janela de inspeção’’, que está localizada na caixa de ferramentas. Logo na sequência, clique sobre o botão ‘’Adicionar Janela de Inspeção’’, depois é só colocar as informações específicas de uma determinada mercadoria como, por exemplo, categoria, quantidade e valor. Feito isso, basta salvar as informações que foram dispostas.

Após fazer este esquema, será permite procurar as mercadorias pelas palavras-chave, basta ir até a caixa de ‘’Janela de Inspeção’’, que irá aparecer uma pequena caixa trazendo todas as informações do objeto pesquisado, agregando praticidade ao trabalho.

• Torne o Excel dinâmico para encontrar as informações com maior facilidade;
• Use a ‘’Janela de Inspeção’’ para colocar as palavras chave das mercadorias;
• Faça a pesquisa sempre que necessitar consultar um produto em específico;

6 – Como pesquisar produtos no Excel

Há métodos diferentes para fazer a pesquisa dos produtos no Excel, a primeira coisa que pode ser feita é a pesquisa visual, neste caso, basta abrir o programa e manusear a barra de rolagem até encontrar o artigo desejado, porém, esta é a forma mais trabalhosa e que diminui a praticidade do trabalho.

A segunda maneira de fazer a pesquisa é através das palavras-chave, de modo a utilizar a ‘’Janela de Inspeção’’, bastante apenas inserir uma ou duas característica do objeto para encontrá-lo.

Por fim, a última maneira de consultar os produtos cadastrados é indo até a caixa de pesquisa do Excel, nesta situação é preciso digitar o nome do produto. Feito isso, serão elencados todos os ícones que possuem o nome, juntamente com as suas características, bastando clicar sobre aquele que corresponde a sua procura.

• A pesquisa visual é mais demorada;
• Use a ‘’Janela de Inspeção’’ para ter praticidade ao procurar o produto;
• Procure a mercadoria na caixa de pesquisa do Excel;

7 – Como excluir produtos do Excel

Quando os produtos se esgotarem no estoque ou deixar de ser comercializado pela empresa é importante atualizar a planilha de controle de estoque. Este procedimento pode ser feito através da exclusão das mercadorias, para fazer isto, basta selecionar toda a linha do artigo que se pretende eliminar. Na sequência, é necessário apagar todas as informações que estão situadas neste local.

Para concluir o processo, mantenha a linha vazia selecionada, depois vá até a caixa de ferramentas e clique sobre o botão ‘’Editar’’ e depois selecione ‘’Cédulas’’, finalize optando pelo ícone ‘’Excluir’’. A partir toda a informação terá sido deletada. Após ter sido salvo o processo será irreversível, ou seja, não é mais possível recuperar as os dados.

• É indicado excluir os dados que não são mais utilizados;
• Elimine as informações e as cédulas da tabela;
• O processo de exclusão é irreversível;

8 – Atualize as tabelas do Excel

Para que o controle seja realmente funcional é necessário estar sempre atualizando o cadastramento de todos os produtos. Portanto, sempre que novos produtos chegarem é recomendado construir novas categorias ou então apenas modificar a quantidade disponível no caso de apenas ter ocorrido o reabastecimento do estoque.

É indicado manter as tabelas sempre atualizadas, pois assim evita-se que ocorram confusões que podem causar prejuízos como, por exemplo, ficar sem produtos disponíveis para o público consumidor.

• Atualize as tabelas para evitar confusões e prejuízos;
• Altere as numerações dos produtos disponíveis;
• Crie novas cédulas para incluir outras categorias;