Quer se organizar e parar de fazer contas manualmente? Veja tudo sobre planilha eletrônica, como fazer e até mesmo como utilizar.

Você reconhece que precisa controlar melhor as atividades ou finanças da empresa ou da sua própria vida? Pois saiba que você não é o único! Muitas pessoas se encontram nessa mesma situação, porque não conseguem organizar os seus custos de sobrevivência, gastos e novos investimentos. Tal descontrole é um fator de alto risco, visto que pode levar ao endividamento (isso se já não ocorreu), comprometendo todo o seu rendimento e gerando inúmeras frustrações.

Reconhecer que você precisa controlar as suas atividades ou finanças é o primeiro passo para dar um “up”, uma melhorada na sua vida. Na sequência, é necessário aprender a exercer este controle, o que pode parecer simples ao falar, mas na prática é bem complicado, exigindo muito de quem tenta.

Existem diversos métodos que podem ser utilizados, dentre eles está o uso de planilhas, o qual se caracteriza por ser um dos mais eficientes, práticos e funcionais, tanto para controle pessoal quanto empresarial.

Em pleno século XXI, com o avanço da informática e o fato de tornar os dispositivos móveis parte do “dia a dia”, muitas pessoas deixaram de utilizar as planilhas manuais, utilizando planilhas eletrônicas, não é mesmo?

Na atualidade, há diversas plataformas de confecção de planilhas, que trazem praticidade para dispor os dados e posteriormente interpretá-los. Por isso, vamos trabalhar com você a famosa planilha eletrônica, leia com atenção, você não vai querer perder nada! Confira.

O Que São Planilhas Eletrônicas?

Se você é empresário, provavelmente já ouviu falar e sabe o que são as planilhas eletrônicas, do contrário, pode ser que não esteja muito familiarizado com este termo.

As planilhas eletrônicas nada mais são do que planilhas confeccionadas em um software eletrônico, permitindo a criação de células e colunas de maneira prática e automática.

Atualmente, há diversas plataformas que foram desenvolvidas exclusivamente para a criação de planilhas eletrônicas como, por exemplo, Numbers e Excel. Este último é um dos mais famosos do mundo, estando presente na maioria dos computadores empresariais e pessoais, devido ao fato de ser simples, moderno e dinâmicos, moldando- as necessidades dos seus usuários.

Embora o Excel seja uma excelente plataforma para trabalhar, raramente uma pessoa sem um curso de especialização na criação de planilhas conseguirá elaborar uma boa planilha eletrônica, já que exigirão diversas fórmulas, planejamento, prática na criação de planilhas, entre outros fatores. Caso você não tenha o conhecimento necessário, não pense duas vezes, compre uma planilha eletrônica.

Como as Planilhas Eletrônicas te Ajudam?

Quando se fala em administrar dinheiro ou atividades de empresas ou pessoas, o fator chave para que esta tarefa seja bem sucedida é ter organização. Por meio do uso das planilhas eletrônicas é possível tornar-se muito mais organizado, otimizar a execução das tarefas e poupar tempo.

As planilhas eletrônicas são capazes de trazer mais precisão, visto que efetuam cálculos matemáticos de modo automático (quando empregada às fórmulas). Além disso, elas também analisam tendências, fazem projeções e evidenciam gráficos, informações que são essenciais para que a pessoa possa estudar e tirar conclusões sobre o desempenho do controle das suas finanças ou operações, o que lhe fornece mais embasamento para elaborar novos planejamentos.

4 Passos Como Montar Uma Planilha Eletrônica

De modo geral, pode-se dizer que a montagem da planilha eletrônica não é complexa, sendo necessário tomar mais cuidados com a captação dos dados que farão parte da sua composição.

Quando falamos em não ser complexa, significa que uma planilha simples, com poucas fórmulas, pode ser criada por qualquer pessoa com um bom entendimento do Excel, porém, como já frisado, planilhas de qualidade e mais trabalhadas, exigirão o serviço de um profissional.

Então, se você quer as finanças da sua empresa ou do seu próprio bolso bem organizadas, acompanhe abaixo como montar uma planilha eletrônica:

1 – Defina o Que Você Quer Controlar Com a Planilha Eletrônica

Então, você reconhece que a planilha é a sua tábua de salvação, mas e agora, por onde começar? Calma! A primeira coisa a se fazer é definir o que será controlado com a planilha eletrônica. Lembre-se que este documento é confeccionado para trazer organização, logo, nada de misturar todos os assuntos na mesma planilha.

Entre os tipos de planilhas estão a de controle de orçamento familiar, de gastos pessoais, de despesas empresariais, de estoque, de fluxo de caixa, financeira, entre outras. Sendo assim, é necessário escolher aquela que mais compreende as suas necessidades.

É possível usar mais de um tipo de planilha para controlar as atividades da empresa ou pessoais, porém, é preciso tomar cuidado para que cada dado fique no documento certo e não comprometa a sua interpretação e administração.

2- Faça o Levantamento dos Dados Para Compor a Planilha

A planilha eletrônica não pode ser montada apenas com as informações que estão na sua cabeça, é necessário fazer um estudo para colher os dados, do contrário, a tendência é que o resultado e a interpretação da planilha sejam afetados de modo negativo. Portanto, arregace as mangas e comece a separar as informações que são necessárias para compor o documento.

Por exemplo, se você irá fazer uma planilha de controle dos gastos pessoais, é recomendado fazer uma lista de todas as suas despesas e reunir notas fiscais e demais comprovantes de compras de produtos ou solicitação de serviços. Dessa maneira, é possível ter uma visão clara do quanto foi gasto e a data que o item foi ou deve ser pago.

Não se esqueça de também colocar os gastos “esparsos”, que você não possui notas fiscais ou documentos probatórios, mas que se lembra de ter sido gasto.

3- Escolha o Software Para Montar a Planilha Eletrônica

Uma das etapas mais importantes deste processo é a escolha do software para montar a planilha eletrônica. Há diversas plataformas disponíveis no mercado para a construção de planilhas, algumas das mais comuns são o Excel, Number e Google Docs. O ideal é escolher aquele que mais compreende as suas necessidades.

Se você vai controlar as atividades ou finanças pessoais ou de uma empresa de médio porte, o mais recomendado é usar o Excel, que é fácil de mexer e ao mesmo tempo moderno e dinâmico, sempre em constante atualização, além de não ter nenhum custo financeiro.

Outra possibilidade é recorrer aos aplicativos de celulares como o CalcSheet Lite, que se atualiza automaticamente e pode ser levado para qualquer lugar.

Agora, caso a sua empresa seja de grande porte, é mais interessante optar por contratar uma equipe de T.I para desenvolver um programa exclusivo de planilhas, que se molde com exatidão às suas caraterísticas, ou até mesmo comprar uma planilha detalhada e complexa.

4- Monte a Estrutura da Planilha

Montar a planilha é a parte menos complicada, uma vez que todos os dados já foram colhidos anteriormente. Primeiramente, abra a página da plataforma de planilhas, dê um nome para o documento como, por exemplo, “Planilha de orçamento familiar” e clique em “Salvar”.

Na próxima etapa, vá até o ícone “Inserir” e determine o número de colunas e células que o documento deve ter, que tem que estar de acordo com os seus dados.

Por exemplo, você pode criar uma coluna para o valor da sua receita mensal e outra para as despesas mensais. Depois, é só dispor as informações uma embaixo da outra e colocar os valores nas células ao lado. Pronto, o esqueleto da sua planilha está completo!

3 Dicas de Como Usar a Planilha Eletrônica

Ok, você colheu todos os dados e se empenhou para construí-la corretamente? Bom, então é o momento de aprender como usá-la. Afinal de contas, de nada adianta ter uma coisa se não sabe como usufruir dos seus benefícios. Acompanhe abaixo como usar a planilha eletrônica.

1 – Consulte a Planilha Para se Planejar

Você quer fazer um novo investimento? Mas será que a sua realidade financeira lhe permite esta atitude? Para não ter dúvidas e não correr o risco de assumir uma dívida que você não conseguirá pagar, crie o hábito de consultar a planilha para se planejar.

Veja os dados do documento, verificando se os seus rendimentos serão comprometidos excessivamente ao decida investir em algo novo. Uma boa dica é analisar através da sua planilha eletrônica se está tendo uma sobra de recursos final do mês (o caixa, poupança), assim, o indicado é que esse novo projeto comprometa no máximo 50% do valor que está sobrando.

2 – Analise a Planilha Mensalmente

A planilha eletrônica traz organização e também pode ser usada para que você acompanhe o seu desempenho ou o da empresa. Por isso, é indicado analisar as planilhas mensalmente, isso serve para constatar se os gastos aumentaram, diminuíram ou estão estáticos. A partir daí é possível tomar decisões para melhorar a situação.

3 – Mantenha a Planilha Atualizada

Para que a sua planilha seja funcional, é essencial que ela seja atualizada com frequência. A tendência é que as informações coletadas sofram alterações em um determinado período de tempo. Portanto, não se esqueça de colocar os novos dados diariamente, uma vez por semana ou quinzenalmente. É importante ressaltar que, quanto maior o fluxo de informações que se alteram, mais curto deve ser o espaço de tempo entre as atualizações.

Montou sua planilha eletrônica? Conte-nos como ficou e cadastre seu e-mail para receber mais dicas de negócios!