Sabe seus custos? Tem dificuldades de administrar a parte financeira da sua empresa? Veja o que a planilha de custos para empresas pode fazer por você!

As finanças da sua empresa estão descontroladas e gerando diversos problemas? Essa situação provavelmente está ocorrendo devido ao fato de não haver uma planilha de custos. Deixar de calcular todos os gastos do seu negócio e dos produtos ou serviços que ele oferece certamente irá trazer desorganização e transtornos financeiros.

Então, se você quer ter uma empresa bem sucedida e com todas as suas contas em dias, fazer uma planilha de custos é imprescindível. Este relatório se caracteriza por descrever de forma bastante detalhada todos os custos da empresa, desde o pagamento dos funcionários até o valor destinado à produção das mercadorias, pois estas informações serão usadas para determinar o preço dos produtos ao consumidor final.

A princípio, aplicar a planilha de custos para empresa pode parecer um pouco complexo, mas após compreender todo o processo e com muita disciplina, torna-se mais fácil e traz muito mais praticidade para a empresa. Portanto, devido a grande importância desse material, montamos para você um texto completo sobre o que é e como fazer a planilha de custos fixos. Aproveite!

O Que é a Planilha de Custos?

Para entender melhor, podemos definir a planilha de custos como um relatório que especifica de forma detalhada todos os custos de uma empresa, desde a aquisição da matéria-prima, produção, acabamento das mercadorias e pagamento dos funcionários. É a soma dos valores levantados que irá refletir no preço final dos produtos.

A planilha de custos é essencial para trazer as informações necessárias para administrar e organizar toda a empresa, porém, para a planilha trazer ainda mais organização, esta pode ser dividida em várias categorias como, por exemplo, custos fixos e mutáveis, de mão-de-obra, entre outras. Dessa maneira, a interpretação do relatório se torna muito mais preciso e prático, evitando que o resultado final seja incorreto.

Você pode criar uma planilha de custo que corresponda a todos os setores, claro, ela será mais complexa, já que necessitará de diversas abas, neste caso, sugiro comprar uma planilha pronta, a qual pode ser adaptada para a sua empresa/negócio.

Alguns exemplos de “setores” que você pode trabalhar na sua planilha: mão-de-obra, custos de matéria prima, funcionários, estoque, logística, impostos, entre tantos outros setores que cada empresa possui.

Acredite, a planilha de custos quando bem elaborada, além de melhorar e tornar seu trabalho mais fácil, também consegue diminuir seus custos, já que você terá tudo na “palma da sua mão”, podendo visualizar o que está acima do que realmente vale, procurando talvez novos fornecedores ou até mesmo reduzindo a mão-de-obra.

Quais os Benefícios de Usar a Planilha de Custos?

Se você já tem uma empresa há algum tempo com certeza sabe a importância de manter o controle das finanças, uma vez que qualquer problema financeiro pode comprometer todas as áreas do comércio. É justamente esse o foco principal da planilha de custos, para trazer mais organização e controle sobre o financeiro do seu estabelecimento.

A partir do uso da planilha de custos a empresa poderá analisar quais são as áreas que mais estão consumindo dinheiro e necessitam ser repensadas para cortar os desperdícios, bem como aquelas que precisam de mais investimento. Além disso, a planilha também é fundamental para indicar o valor final dos produtos que o estabelecimento comercializa, fazendo com que ele possa praticar um preço que seja justo para ele e para os seu público consumidor.

3 Dicas de Como Fazer a Planilha de Custos

A planilha de custos é trabalhosa e exige muita atenção, uma vez que qualquer erro irá comprometer o resultado final. Porém, com a prática diária, a produção deste relatório se torna mais fácil. Portanto, se você quer organizar as finanças da sua empresa, acompanhe abaixo como fazer a planilha de custos:

1 – Faça um Levantamento de Todos os Custos da Empresa

Em primeiro lugar, é necessário fazer um levantamento de todos os custos da empresa. Este processo pode ser um pouco demorado, mas com certeza é o mais importante, por isso, faça com atenção, pois a planilha tem que contar com todos os custos mesmo, até mesmo aqueles que são menores e parecem não fazer muita diferença no orçamento da empresa. Lembre-se, os custos por menores que sejam, ao somarem uns com os outros, podem fazer uma diferença significativa.

Sendo assim, para que a sua lista seja mais precisa, o ideal é estudar todos os setores da empresa e anotar os seus custos. Isso pode ser feito através de uma pesquisa de campo ou a partir da análise das notas fiscais e demais documentos relacionados aos investimentos feitos para viabilizar a comercialização dos produtos que a empresa disponibiliza no mercado.

2 – Separe os Custos por Categorias

Ok, você já sabe quais são todos os custos da empresa, e agora? Bom, para facilitar o seu trabalho e para que a planilha realmente seja eficiente, é necessário separar todos os custos por categoria. Por exemplo, faça tabelas exclusivas para os custos com os funcionários, aquisição da matéria-prima, produção das mercadorias, e assim por diante.

A separação dos custos por categorias irá, sem dúvidas, agregar muito mais praticidade para a sua planilha de custos. Dessa maneira, você pode ter uma visão mais específica dos gastos de cada setor da empresa, sabendo o porquê dos valores atuais dos produtos comercializado. Além disso, o estudo da categoria também é importante para que a empresa saiba/descubra se precisa poupar dinheiro ou investir mais em uma determinada área.

3 – Escolha um Bom Software Para Montar a Planilha de Custos

A planilha de custos tem que ser feita para adicionar mais praticidade para empresa. Por isso é de fundamental importância escolher um bom software para montar este relatório, devendo ser fácil de utilizar, dinâmico e que permita que o documento seja moldado conforme as suas necessidades.

Se a sua empresa é de pequeno porte e você busca um software mais básico, a dica é optar pelo Excel, que apesar de simples é muito funcional e dinâmico, basta criar as tabelas e programá-las da maneira que quiser.

Agora, caso a empresa seja porte médio ou grande, provavelmente precisará de softwares mais avançados ou, no mínimo, de um excelente programador para criar todas as fórmulas e abas no excel. Nesses casos, uma boa dica é comprar a planilha pronta, o custo será bem mais baixo do que contratar um especialista.

Caso, mesmo assim, você opte por tentar fazer a sua própria planilha de custos, uma boa dica é usar o Tecnobyte, que foi desenvolvido para a área comercial, sendo mais moderno e dinâmico para a produção de planilhas empresariais.

Campos Que Não Podem Faltar na Planilha de Custos Para Empresas

Uma empresa possui uma série de “áreas” que precisam estar dentro da planilha de custos, por isso vamos citar algumas das principais, mas é claro, cada empresa tem suas particularidades, então acrescente novas categorias de custos para a sua, caso seja necessário.

Categorias: Despesas mensais, despesas anuais, despesas fixas, despesas variáveis, custos com mão-de-obra, custos de logística, custos de armazenamento, custos com matéria prima, custos com terceirizados (contador, advogado, por exemplo), pró-labore dos donos/sócios, custos com licenças e com questões ambientais, dentre outros.

Como Usar a Planilha de Custos Para Empresa?

De nada irá adiantará ter uma planilha de custos se a mesma não compreender todas as necessidades da empresa, tão pouco souber usar corretamente, não é mesmo? Então, aprenda agora mesmo como usar a planilha de custos:

1 – Consulte a Planilha de Custos

A planilha de custos só irá ser eficiente se a empresa souber como utilizá-la do modo certo, do contrário não haverá nenhum avanço nas suas finanças. Logo, a sua primeira missão é criar o hábito de consultar a planilha de custos, ou seja, não deve servir como uma “muleta” para ser usada apenas nos momentos difíceis, mas sim fazer parte do cotidiano da empresa.

Sendo assim, se você é o gestor responsável pelo setor financeiro da empresa, use a planilha de custos como base para desenvolver as suas atividades, pois isto traz mais precisão e aumenta as possibilidades de torná-las bem sucedidas.

2 – Analise a Planilha de Custos Para Empresa

A planilha de custos tem como função ajudar a empresa a crescer e otimizar as suas funções. Por isso, analise o relatório para constatar como o dinheiro está sendo investido, quais são os setores mais caros e os mais baratos, a necessidade ou não de cortes nos custos ou até mesmo o seu aumento.

3 – Use a Planilha Para Fazer Planejamentos

Para elaborar planejamentos como o lançamento de novos produtos no mercado é essencial usar a planilha de custos, pois ela oferece todas as informações necessárias para que a empresa saiba como está a situação do seu orçamento, se é possível fazer novos investimentos e como a nova mercadoria irá impactar nas suas finanças.

Além disso, lembre-se que lançar um produto novo no mercado não é apenas “cria-lo” e pronto, pelo contrário, esta é a parte mais simples, o difícil é toda a questão de marketing, divulgação, ingresso de novos funcionários e setores para cuidar do novo produto, sem contar a possibilidade de não dar lucro e, consequentemente, você deixar de lado um pouco do seu foco principal da empresa. Então cuidado!

4 – Mantenha a Planilha de Custos Atualizada

A planilha de custos irá orientar a empresa em diversas atividades primordiais do seu negócio, por isso você deve mantê-la sempre atualizada. Nesse caso, o ideal é estipular um período para que a planilha vigore e posteriormente seja atualizada. Isto permite que a empresa fique mais bem preparada para enfrentar o seu mercado de atuação.

Utilize a planilha de custos para empresa e nos conte os resultados, estamos curiosos para saber! Aproveite e cadastre seu e-mail para receber mais dicas!