4 Passos Infalíveis Para Construir Uma Planilha de Controle Financeiro

Planilha de Controle Financeiro
A planilha de controle financeiro é essencial em qualquer empresa. Sem um controle financeiro adequado gerir uma empresa se torna uma missão bem complicada.

Já é difícil administrar uma empresa, mas isso pode ser ainda pior se você não tiver controle, por isso, veja tudo sobre a planilha de controle financeiro!

O setor financeiro da sua empresa está indo ladeira abaixo? Calma! Ainda é possível salvá-lo. Se você está enfrentando problemas financeiros no seu estabelecimento, é muito provável que ele sofra por ser desorganizado. Neste caso, uma saída emergencial é investir na aplicação da planilha de controle financeiro, que traz mais organização para o seu negócio.

Toda e qualquer empresa, independente de ser de pequeno ou grande porte, tem que fazer uma planilha de controle financeiro, uma vez que é necessário manter o máximo de rigor para que todas as contas sejam pagas dentro dos prazos estipulados e para que a sua lucratividade seja satisfatória, do contrário a tendência é que ela acumule prejuízos e, consequentemente, feche suas portas.

Portanto, se você é responsável por gerir a área financeira da sua empresa, saiba que elaborar uma planilha é o primeiro passo para otimizar as suas atividades e ser bem sucedido. Para te ajudar reunimos informações valiosas, tanto sobre o que é quanto no tocante a construção da sua planilha de controle financeiro. Não perca!

O Que é Planilha de Controle Financeiro?

A planilha de controle financeiro pode ser definida como um relatório em que todas as atividades relacionadas ao dinheiro da empresa são descritas de forma detalhada, tanto entrada quanto saída de capital.

O documento é construído a partir de estudos de todos os setores da organização, visando chegar ao máximo possível de resultados precisos, uma vez que qualquer erro pode gerar prejuízos financeiros.

Sempre digo que o controle financeiro não é as “grandes somas de dinheiro”, mas sim as pequenas, porque das grandes somas costuma-se lembrar, porém, os pequenos valores quando somados costumam representar grandes somas, neste ponto que “mora o perigo”.

A planilha de controle financeiro tem como objetivo promover a fiscalização dos gastos, recebimentos e investimentos que a empresa realiza, mantendo o máximo de organização para que a empresa não gaste acima do seu orçamento, tornando-se bem sucedida em todas as áreas.

Quais os Benefícios de Usar a Planilha de Controle Financeiro?

Se você é gestor de empresa e identificou problemas no setor financeiro, saiba que a aplicação da planilha de controle financeiro pode ser a soluções para amenizar estes transtornos, talvez até resolvê-los.

O uso deste documento acrescenta organização para a empresa, uma vez que todas as informações passam a ser registradas.

A empresa também pode utilizar a planilha para fazer novos planejamentos, analisando se é possível realizar novos investimentos, repensar os custos para pagar todas as dívidas dentro do prazo de validade ou promover economia. O uso desta planilha é capaz de otimizar todas as atividades em um negócio, fazendo com que o capital seja empregado de maneira mais proveitosa.

A grande questão a se levar em consideração é: A sua empresa vende bem? Entre um bom dinheiro todos os meses? Então, por que não está dando o lucro esperado? Caso suas respostas sejam positivas, a planilha de controle financeiro irá resolver seu problema e, caso não resolva, demonstrará o que está de errado para que você consiga solucionar de uma vez por todas.

4 Passos Para Construir a Planilha de Controle Financeiro

A planilha de controle financeiro de empresas é mais complexa de se fazer, uma vez que reúne um número maior de informações, as quais devem ser administradas com responsabilidade para obter resultados precisos, pois qualquer erro pode interferir no orçamento. Portanto, acompanhe abaixo como construir a planilha de controle financeiro, lembrando que esta planilha pode ser adquirida, contendo todas as “cédulas”, campos e fórmulas necessárias para que você se organize.

1 – Faça um Levantamento de Todas as Movimentações de Dinheiro da Empresa

Levantamento das movimentações em dinheiro para a planilha de controle financeiro
Só será possível montar a planilha de controle financeiro depois de levantado todos os dados de movimentações financeiras da empresa. Depois de coletadas as informações, é só começar a inserir na planilha!

Não é possível fazer um relatório se você não conhecer todas as receitas da empresa, não é mesmo? Para obter resultados mais precisos é necessário fazer um levantamento de todas as movimentações de dinheiro da empresa. Todos os setores devem ser estudados e os seus gastos descritos em uma lista detalhada.

Ao fazer este levantamento, evita-se que algum dado seja deixado para trás, o que com certeza irá influenciar no resultado final, fazendo com que o trabalho desenvolvido com a planilha não seja tão eficiente quanto poderia ser. Portanto, elabore a lista e confira para checar se realmente está completa.

Uma dica que podemos dar é anotar todas as informações em uma folha, pode ser a lápis mesmo, depois de revisar diversas vezes passe para uma planilha no sistema. Muitas pessoas possuem dificuldade de lembrar os dados quando estão lançando diretamente na planilha, porém, ao pegar um papel e uma caneta, rapidamente surgem todos os gastos, investimentos e faturamento.

2 – Estude o Fluxo de Caixa da Empresa

Se você é o gestor responsável pela área financeira da sua empresa muito provavelmente estará familiarizado com o termo “fluxo de caixa”. O fluxo de caixa nada mais é do que a quantidade e frequência de dinheiro que entra e sai do caixa do estabelecimento. Colher este dado é importantíssimo para a construção e análise da planilha de controle financeiro.

Para fazer um relatório mais assertivo do fluxo de caixa da empresa, é recomendado fazer um estudo das notas ficais que foram emitidas para os consumidores dos serviços comercializados e recebidas em decorrência do pagamento das contas.

Mas claro, principalmente na parte de despesas e gastos vale “tudo”, desde um rolo de papel higiênico até o pagamento de grandes somas de dinheiro.

3 – Separe as Transações Monetárias por Categorias

Ao colocar a planilha de controle financeiro em prática, a sua intenção é trazer mais organização para o ambiente corporativo, certo? Logo, para tornar esta atividade organizada é indicado separar por categorias todos os dados que foram colhidos anteriormente. Esta etapa é trabalhosa, mas vale à pena, uma vez que agrega mais praticidade na construção da planilha.

Esta separação pode ser feita diretamente na planilha de controle financeiro, dispondo os dados em colunas e células. Não existe um modelo de planilha certo para todas as empresas. Dessa maneira, você pode criar um modelo que seja personalizado ou adotar uma versão que esteja de acordo com as características do estabelecimento.

Por isso que adquirir uma planilha pode ser uma boa opção, porque normalmente constam todos os campos que podem ser necessário, sem contar que caso você tenha alguma dúvida ou dificuldade, poderá usufruir do suporte que estará prontamente disposto a alterar a planilha para que se adeque ao seu negócio.

4- Escolha um Bom Software de Planilhas

A planilha de controle financeiro empresarial tem um volume grande de informações, logo, a ferramenta utilizada para construí-la tem que ser prática para não causar mais transtornos. É possível encontrar diversos softwares de planilhas disponíveis no mercado. Dentre os mais usados e práticos está o Excel, que está presente nas pequenas e grandes empresas.

Porém já adianto, o Excel é “simples” quando se trata apenas de colocar os dados, já no tocante as fórmulas é necessário saber realmente como trabalha-lo. Qualquer fórmula posta incorretamente pode acabar todo o seu trabalho na planilha de controle financeiro.

O mais importante ao escolher o software em que a planilha será confeccionada é avaliar se ele compreende as necessidades da empresa, traz a agilidade e dinâmica que ela precisa no seu cotidiano. Além disso, a plataforma também tem que oferecer segurança, uma vez que irá comportar dados sigilosos da instituição.

4 Dicas de Como Usar a Planilha de Controle Financeiro

A sua planilha de controle financeiro ficou pronta? Então é preciso aprender como usá-la da forma correta, pois não basta ter a informação, é necessário saber o que fazer com ela, principalmente quando se trata do dinheiro da sua empresa. Para tirar um bom proveito deste relatório, acompanhe abaixo:

1 – Estude a Planilha de Controle Financeiro

A planilha de controle financeiro não deve ser feita apenas para registrar as transações monetárias da empresa, mas também para trazer melhorias na execução das suas atividades. Portanto, no seu papel de gestor, o ideal é estudar a planilha sempre que ela for atualizada, procurando saber como está a situação financeira da organização.

Ao estudar a planilha financeira, a empresa poderá saber se está gastando muito, precisa promover cortes para gerar economia ou se é necessário aumentar os investimentos em uma determinada área. Além disso, esta atitude também faz com que o estabelecimento fique bem preparado para enfrentar eventuais crises financeiras.

Outra boa estratégia é mostrar para os funcionários a planilha de controle financeiro, demonstrando o que está faltando na empresa, qual a situação e o que eles podem fazer para melhorar. Isso porque, é bem comum os funcionários acharem que o patrão está sempre “rico” e que a empresa gira milhões, por isso nem fazem questão de contribuir ou se preocupar em fazer um bom trabalho. Claro, existem exceções!

2 – Crie o Hábito de Consultar a Planilha de Controle Financeiro

Consulta da planilha de controle financeiro
A efetividade da planilha de controle financeiro depende da sua importância para a empresa. De nada adiantará ter uma planilha de controle financeiro e não consultá-la sempre.

A empresa vai começar um novo projeto? Então, antes de qualquer coisa é recomendado consultar a planilha de controle financeiro para avaliar se esta possibilidade é viável, do contrário, é necessário adiá-la, pelo menos por um tempo. O gestor deve ter o hábito e disciplina de consultar a planilha, pois isto evita diversos problemas como, por exemplo, começar um projeto e ter que parar na metade devido à falta de verba.

3 – Mantenha a Planilha Atualizada

Criar a planilha é uma atividade trabalhosa, mas bastante recompensadora para empresa. É por isso que o relatório deve ser atualizado sempre que houver alguma mudança no setor financeiro. Para não se perder, o ideal é determinar uma frequência para a planilha de controle financeiro seja atualizada, podendo ser diariamente ou semanalmente, mais do que esse tempo pode haver um acúmulo de informações que comprometerá o seu trabalho.

4 – Dados Que Não Podem Faltar

A planilha de controle financeiro terá alguns campos de dados que não pode faltar, todos os negócios precisarão deles, podendo o seu, caso necessário, ser adicionado outros campos, mas estes serão necessários.

Vamos lá: valores a receber, valores recebidos, títulos não pagos em favor da empresa, faturamento bruto, faturamento líquido, investimentos, despesas fixas, despesas variáveis, custos com funcionários, custos com burocracia, despesas/custos futuros, pró-labore.

Agora é sua vez de por em prática a planilha de controle financeiro! Conte-nos como foi e cadastre seu e-mail para receber mais dicas.

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